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企业行政物品采购标准化流程手册

前言

为规范企业行政物品采购行为，保证采购过程的合规性、效率性与经济性，明确各部门职责分工，降低采购成本，保障行政物品的及时供应，特制定本手册。本手册旨在为企业行政物品采购提供标准化操作指引，保证采购活动有序开展，支持企业日常运营需求。

一、手册适用范围与场景

（一）适用范围

本手册适用于企业各部门所需的各类行政物品采购，包括但不限于：

办公用品（如纸张、笔、文件夹、打印机耗材等）；

办公设备（如电脑、打印机、办公家具等，不含固定资产类设备，如需采购需参照固定资产管理流程）；

后勤物资（如清洁用品、饮用水、办公绿植等）；

其他经行政部确认的行政类物品。

（二）适用场景

新员工入职所需行政物品采购；

日常办公消耗物品的补充采购；

部门专项工作所需的临时行政物品采购；

办公环境维护所需物资采购。

二、标准化采购流程详解

行政物品采购需遵循“需求提报—需求审核—供应商选择—采购执行—验收入库—付款结算—档案归档”的标准化流程，各环节责任部门及操作要求

（一）需求提报：明确需求，规范申请

责任部门：需求部门（如行政部、市场部、财务部等）

操作说明：

需求部门根据实际工作需要，填写《行政物品采购申请单》（详见模板一），明确以下信息：

物品名称、规格型号、数量、质量要求、用途说明；

预估单价、总价及预算科目；

需求日期（紧急物品需标注“紧急”）。

需求部门负责人*对申请内容的真实性、必要性进行审核，签字确认后提交至行政部。

输出文件：《行政物品采购申请单》（部门负责人签字版）

（二）需求审核：严格把关，控制预算

责任部门：行政部、财务部

操作说明：

行政部审核：收到《采购申请单》后，1个工作日内完成审核，重点核查：

物品是否符合行政类采购范围；

规格型号、数量是否合理，是否存在重复采购；

是否有可替代的现有物品（如库存物品是否充足）。

审核通过后，行政部负责人*签字；如不通过，退回需求部门说明原因并重新申请。

财务部审核：行政部通过后，财务部在1个工作日内审核预算：

预估总价是否在部门预算额度内；

预算科目使用是否正确。

审核通过后，财务部负责人*签字；如超预算，需需求部门提交《预算调整申请表》，按审批流程报批后执行。

输出文件：《行政物品采购申请单》（行政部、财务部审核签字版）

（三）供应商选择：公平公正，质优价廉

责任部门：行政部、采购小组（如需）

操作说明：

根据采购金额及物品类型，采用以下供应商选择方式：

小额采购（预估总价≤5000元）：

行政部从《合格供应商名录》（详见模板五）中选取2-3家供应商进行询价，填写《供应商询价表》（详见模板二）；

对比供应商报价、质量保障、交货周期等因素，选择性价比最优的供应商，报行政部负责人*审批。

大额采购（预估总价＞5000元）：

行政部组织成立采购小组（成员包括行政部、财务部、需求部门代表*），启动比价或招标流程；

3家及以上供应商参与报价的，采购小组综合评估价格、质量、服务、资质等因素，形成《供应商评审报告》（详见模板三），报分管领导*审批后确定中标供应商。

输出文件：《供应商询价表》或《供应商评审报告》、审批记录

（四）采购执行：规范签约，明确权责

责任部门：行政部

操作说明：

行政部与选定的供应商签订《行政物品采购合同》（详见模板四），明确以下条款：

供应商名称、联系人、联系方式；

物品名称、规格型号、数量、单价、总价；

质量标准、验收要求；

交货时间、地点、方式；

付款方式、期限；

违约责任（如逾期交货、质量问题等处理办法）。

小额采购可不签订合同，但需留存供应商报价单、订单等凭证，保证可追溯。

输出文件：《行政物品采购合同》（或采购订单）、供应商报价单

（五）验收入库：核对清单，保证合格

责任部门：需求部门、行政部、仓管员

操作说明：

到货通知：供应商按合同约定交货后，行政部通知需求部门及仓管员共同验收。

现场验收：

核对物品名称、规格型号、数量是否与合同/订单一致；

检查物品外观是否完好，有无破损、质量问题；

对技术参数有要求的物品（如办公设备），需通电测试或试用，保证功能正常。

填写验收单：验收合格后，需求部门代表、仓管员共同在《物品验收单》（详见模板六）上签字确认；如不合格，行政部需及时与供应商沟通处理（如拒收、换货、索赔等）。

入库登记：仓管员将验收合格的物品入库，更新《行政物品库存台账》（详见模板七），保证账实相符。

输出文件：《物品验收单》、《行政物品库存台账》

（六）付款结算：核对凭证，及时支付

责任部门：财务部、行政部

操作说明：

单据提交：行政部在验收合格后3个工作日内，将以下完整单据提交财务部：

《行政物品采购申请单》（审批版）；

《行政物品采购合同》（或采购订单）；

《物品验收单》；

供应商开具的合规付款凭证（如收据、结算单等