供应链订单管理系统及入库流程模板.docVIP

适用范围与业务价值

标准化操作流程

一、采购订单发起与审批

需求提报：采购部根据生产计划/销售需求，填写《采购订单申请表》，明确物料编码、名称、规格、数量、期望交货日期、供应商信息等，提交采购经理*审批。

订单创建：审批通过后，采购专员*在供应链管理系统中创建正式采购订单，系统自动唯一订单编号（如PO001），同步关联供应商档案及物料清单。

订单下达：系统将订单通过供应商门户或邮件发送至供应商，要求供应商在24小时内确认交货期及价格。供应商确认后，订单状态更新为“已生效”。

二、供应商发货与物流跟踪

备货发货：供应商根据订单要求备货，并通过系统或邮件反馈发货信息（物流单号、发货数量、发货日期）。采购专员*在系统中更新订单的物流状态，同步通知仓库部准备收货。

物流监控：物流部门*通过物流跟踪系统实时监控在途货物，若出现延迟异常，及时与供应商沟通协调，保证货物按期到达。

三、仓库收货与初检

收货准备：仓库收货员*收到到货通知后，打印《采购订单》及《收货指引单》，核对供应商名称、订单编号、物料信息是否与到货实物一致。

实物清点：卸货时，收货员*与司机共同清点外包装数量、检查是否破损（如破损需拍照留证），对照《收货指引单》初步核对物料名称、规格，确认无误后签字确认《到货清单》。

差异处理：若初检发觉数量不符、型号错误或外包装严重破损，立即暂停收货，联系采购专员*与供应商沟通，待问题解决后再行处理。

四、质检与入库判定

质检抽样：质检员*根据《采购订单》及质检标准（如AQL抽样计划），对到货物料进行抽样检验，重点检测外观、尺寸、功能等关键指标，填写《质检报告》。

结果判定：

合格：质检报告结论为“合格”，仓库收货员*凭质检报告办理正式入库手续；

不合格：质检报告结论为“不合格”，采购专员*通知供应商办理退货或换货，仓库将不合格品隔离存放，标注“不合格”标识，同步更新库存状态为“待处理”。

五、正式入库与库存更新

上架存储：仓库管理员*根据物料属性（如重量、存储温度要求）分配库位，使用PDA扫描物料条码及库位码，完成扫码上架，系统自动《入库单》，记录入库单号、物料编码、库位、数量、入库日期等信息。

库存同步：系统实时更新库存数据，将“在途库存”转为“可用库存”，并通过接口同步至ERP系统及销售/生产模块，保证下游环节可获取最新库存信息。

单据归档：仓库将《采购订单》《到货清单》《质检报告》《入库单》整理归档，保存期限不少于3年。

六、订单关闭与复盘

订单结算：财务部*根据已入库物料及合同约定，向供应商发起付款申请，完成订单结算后，系统将订单状态更新为“已关闭”。

流程复盘：每月末，采购部与仓库部共同复盘订单执行情况，分析延迟到货、质检不合格等异常原因，提出改进措施并优化流程。

核心流程表单模板

表1：采购订单申请表

字段名

示例内容

填写说明

申请部门

采购部

需求提报部门

申请日期

2024-10-08

提交申请的日期

物料编码

ZY-2024-001

系统内唯一物料编码

物料名称

螺丝M5*20

物料标准名称

规格

GB/T3098.1-2020

技术规格或标准

需求数量

10000件

本次申请的采购数量

期望交货日期

2024-10-25

要求供应商到货的日期

供应商名称

五金有限公司

合作供应商全称

供应商联系人

*

供应商对接人姓名

申请理由

生产车间A线备料需求

简要说明采购原因

采购员

*

采购部经办人

审批人（采购经理）

*

审批权限人

表2：入库单

字段名

示例内容

填写说明

入库单号

RK001

系统自动

订单编号

PO001

关联的采购订单编号

供应商名称

五金有限公司

物料供应商

物料编码

ZY-2024-001

物料唯一编码

物料名称

螺丝M5*20

物料名称

规格

GB/T3098.1-2020

物料规格

单位

件

计量单位

实收数量

9800件

实际入库数量（与订单差异需备注）

库位

A-01-02

物料存储库位

质检结果

合格

关联质检报告结论

仓管员

赵六*

经办人签字

入库日期

2024-10-08

完成入库的日期

表3：质检报告

字段名

示例内容

填写说明

报告编号

ZJ001

质检报告唯一编号

订单编号

PO001

关联采购订单

物料信息

螺丝M5*20/GB/T3098.1-2020

物料名称、规格

抽样数量

200件

按抽样计划抽取的数量

检测项目

外观尺寸、抗拉强度

关键检测指标

检测标准

GB/T3098.1-2020

依据的质量标准

检测结果

全项合格

各项目检测结果

结论

合格

合格/不合格/让步接收

质检员

周七*

检测人签字

检测日期

2024-10-08

完成检测的日期

表4