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中小企业合同管理规范范本

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司合同管理，防范合同风险，保障公司合法权益，提高经济效益，依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本规范。

第二条适用范围

本规范适用于公司对外订立、履行、变更、解除、终止各类合同及相关法律事务的管理。公司内部管理性文件、劳动人事合同等另有规定的，从其规定。

第三条基本原则

合同管理遵循以下原则：

（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规的规定。

（二）审慎性原则：对待合同事务应持严谨、细致的态度，充分评估潜在风险。

（三）效益性原则：在合法合规的前提下，追求合同利益最大化，降低管理成本。

（四）权责对等原则：明确各部门及相关人员在合同管理中的职责与权限，确保责任落实到人。

第二章合同管理机构与职责

第四条管理部门

公司指定[可根据公司实际情况填写，如：行政部/综合管理部/法务部（若有）]作为合同管理的归口部门，负责统筹、协调和监督公司的合同管理工作。

第五条归口部门主要职责

（一）组织制定和修订公司合同管理相关制度及操作流程。

（二）参与公司重大合同的谈判、评审与起草工作。

（三）对合同文本的规范性、合法性进行审核。

（四）监督、检查合同的履行情况，协助处理合同履行中出现的问题。

（五）负责合同专用章的保管和使用登记。

（六）组织合同管理培训，提供合同法律方面的咨询服务。

（七）负责合同档案的统一归档、保管与查阅。

（八）定期对公司合同管理状况进行分析和评估，提出改进建议。

第六条业务部门职责

各业务部门是合同的发起、执行和直接管理部门，其主要职责包括：

（一）负责合同相对方的初步筛选、背景调查与资信评估。

（二）负责合同项目的可行性研究与商务谈判。

（三）根据谈判结果或业务需求，负责合同文本的初步拟定或提供相关基础资料。

（四）严格按照合同约定履行己方义务，及时跟踪对方履约情况，发现问题及时向合同归口管理部门报告。

（五）负责本部门合同文本的初步审核，确保合同内容与谈判结果一致，符合业务实际需求。

（六）参与合同纠纷的处理，提供相关证据材料。

（七）负责将已签署的合同文本及相关资料及时移交归口管理部门归档。

第七条财务部门职责

（一）对合同中的付款方式、金额、发票等财务条款进行审核。

（二）根据生效合同办理款项收付，并对付款进度进行控制。

（三）参与涉及重大财务风险的合同评审。

第三章合同的订立

第八条合同相对方资格审查

在订立合同前，业务部门应对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况等进行必要的调查和核实，必要时要求对方提供相关证明文件（如营业执照、资质证书、授权委托书等）复印件，并加盖对方公章。

第九条合同形式

除即时结清的小额交易外，合同应当采用书面形式。书面形式包括合同书、信件、数据电文（如传真、电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。鼓励使用公司制定的标准合同文本。

第十条合同起草与审核

（一）标准合同文本由合同归口管理部门组织制定和修订，业务部门在使用时可根据实际情况进行适当调整，但重大调整需经归口管理部门审核。

（二）非标准合同文本的起草，由业务部门负责，必要时可咨询合同归口管理部门或外部专业律师的意见。

（三）合同文本在正式签署前，必须经过内部审核流程。审核环节一般包括业务部门负责人审核、财务部门审核（若涉及财务条款）、合同归口管理部门审核。对于重大、复杂或金额较大的合同，还应报请公司分管领导或总经理审核。

第十一条合同评审内容

合同评审应至少包括以下内容：

（一）合同相对方主体资格及资信情况是否符合要求。

（二）合同内容是否符合国家法律法规及公司规章制度。

（三）合同条款是否完整、明确、具体，权利义务是否对等。

（四）合同价格、付款方式、交付方式、违约责任等核心商务条款是否合理。

（五）合同履行的可行性及潜在风险。

（六）合同文本的文字表述是否准确、规范，有无歧义。

第十二条合同的签署

（一）合同经审核无误后，由法定代表人或其授权委托人签署。授权委托人必须持有有效的《授权委托书》。

（二）合同签署应使用公司公章或合同专用章。合同专用章的使用需履行登记手续。

（三）合同文本原则上应双面打印，签署时应确保各方当事人均持有一份完整的、经签署的合同原件。

第四章合同的履行

第十三条履约跟踪

合同生效后，业务部门应指定专人负责跟踪合同的履行情况，确保按照合同约定全面、及时履行己方义务，并密切关注对方的履约行为。

第十四条履约记录

对合同履行过程中的重要节点（如发货、收货、验收、付款、开具发票等），应做好书面记录，并妥善保管相关凭证（如送货单、验收单、发票、银行回单等）。

第十五条风险预警

在合同履行过程中，如发现对方可能或已