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销售合同签订流程化工具

一、适用场景与对象

本工具适用于企业销售部门、客户经理、法务专员及相关业务人员，在处理各类销售合同签订环节时使用，具体场景包括但不限于：

新客户首次合作签约；

老客户续签或订单增量合同签订；

大额/复杂销售项目（如定制化产品、长期服务协议）合同签署；

跨区域/跨部门协同的合同审批与签署流程。

核心目标为规范合同签订全流程，降低法律风险，提升签约效率，保证合同条款清晰、权责明确。

二、标准化操作流程

（一）需求沟通与合同意向确认

明确合作需求

销售代表与客户进行深度沟通，确认客户需求细节（如产品/服务规格、数量、质量标准、交付时间、预算范围等），并记录《客户需求确认单》（需客户方签字或盖章确认）。

初步评估合作可行性

销售代表联合产品、技术、财务部门，评估客户需求是否符合公司业务范围、产能及政策要求，重点确认产品库存、生产周期、付款条件等关键要素是否可满足。

达成签约意向

双方就合作核心条款（如标的、价格、交付周期）达成初步一致后，销售代表向客户发出《合同签订意向函》，明确后续合同起草及签署的时间节点，并附需客户提供的资料清单（如营业执照复印件、法人授权委托书等）。

（二）合同起草与内部评审

合同文本起草

销售代表根据《客户需求确认单》及《合同签订意向函》，使用公司标准合同模板起草合同文本，内容需包含：

合同双方基本信息（名称、地址、法定代表人、联系方式等）；

合同标的（产品名称/服务内容、规格型号、数量、技术参数等）；

价格条款（单价、总价、计价方式、币种等）；

履行条款（交付时间/地点、运输方式、验收标准及流程等）；

付款条款（支付方式、账户信息、分期计划、票据类型等）；

双方权利义务、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件等。

内部部门评审

法务评审：法务专员重点审核合同条款的合法性、合规性，排查法律风险（如违约责任是否明确、知识产权归属、争议解决方式是否约定管辖法院等），并出具《法务评审意见书》；

财务评审：财务部门审核付款条款、价格构成、税务处理（如发票类型、税率）是否符合公司财务制度，评估客户信用风险（如历史付款记录、资产负债情况），出具《财务评审意见书》；

业务负责人评审：销售部门负责人审核合同内容是否与客户意向一致，业务目标（如销量、利润）是否达成，出具《业务评审意见书》。

修订与定稿

销售代表根据各部门评审意见，与客户沟通修订合同文本，直至所有评审部门无异议后，形成《合同最终版》，并标注“最终稿”字样及版本日期。

（三）合同谈判与条款修订

组织谈判会议

销售代表牵头，法务专员（必要时）、技术负责人参与，与客户方授权代表就合同条款进行谈判，重点沟通法务或财务提出的风险点（如违约金比例、交付延期责任、付款周期等）。

记录谈判共识

谈判过程中，双方对条款的修改、补充需形成书面记录，即《合同谈判纪要》，由双方参会人员签字确认，作为合同附件的补充依据。

确认最终条款

谈判达成一致后，销售代表根据《合同谈判纪要》更新合同文本，再次提交法务、财务部门复核，保证修订后的条款无法律及财务风险，最终形成《待签署合同》。

（四）合同审批与签署

分级审批流程

根据《合同管理办法》规定的审批权限（按合同金额、风险等级划分），逐级提交审批：

常规合同（如金额≤10万元）：销售部门负责人→法务专员→财务专员→总经理授权人；

重大合同（如金额＞10万元或涉及特殊业务）：销售部门负责人→法务专员→财务专员→法务负责人→总经理→董事长。

审批人需在《合同审批表》中签署明确意见（同意/不同意/需修改），并注明审批时间。

客户签署确认

审批通过后，销售代表将《待签署合同》及《合同审批表》提交客户方，由客户法定代表人或其授权委托人签字并加盖公章（或合同专用章）。若客户为个人，需签字并按手印。

公司内部签署

客户签署完成后，销售代表将合同文本交回公司，按审批权限由公司法定代表人或授权人签字并加盖公章，保证合同双方签署页、骑缝章（多页合同）完整无误。

（五）合同归档与后续跟踪

合同归档

销售代表在合同签署后3个工作日内，将合同正本（原件）、《合同审批表》《客户需求确认单》《合同谈判纪要》等资料整理归档，提交至档案管理部门，同步在合同管理系统中录入合同信息（编号、签署日期、金额、履行期限等）。

履行跟踪

销售代表作为合同履行第一责任人，需按合同约定跟踪产品交付、验收、付款等环节进度，及时向客户发送《发货通知函》《验收确认函》等文件，并记录履行情况；若出现履行异常（如客户延期收货、付款延迟），需第一时间上报部门负责人并协同法务、财务部门制定应对方案。

合同变更与终止

履行过程中如需变更合同（如调整数量、交付时间），需参照上述流程签订《合同变更协议》；若需终止合同，双方应协商一致并签订《合同终止协议》，明确终止后的权利义务（如已付