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人事档案管理工作指引

人事档案管理是组织人力资源管理的重要基础工作，它系统记录了员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩等情况，是组织考察、选拔、使用员工的重要依据，同时也关系到员工个人的切身利益。为规范人事档案管理工作，确保档案材料的真实性、完整性、安全性和可用性，特制定本工作指引。

一、人事档案管理的基本原则

人事档案管理工作应严格遵循以下原则，以确保工作的严肃性和规范性：

1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，实事求是地反映员工的实际情况。任何虚假、伪造的材料均不得归入档案。

2.完整性原则：应全面收集员工在各个时期形成的、具有保存价值的材料，确保档案材料的系统完整，避免重要信息缺失。

3.保密性原则：人事档案属于党和国家的核心机密，档案管理人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，不得泄露档案内容。

4.规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、查阅、借阅、转递、鉴定、销毁等各个环节都必须按照规定的程序和要求进行，确保管理工作规范有序。

5.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体和信息的安全，防止档案损坏、丢失、篡改或失泄密。

二、人事档案的建立

档案的建立是人事档案管理的起点，必须从严把关，确保基础材料的质量。

1.建档对象：组织内所有正式员工均应建立人事档案。对于实习生、顾问等非全日制或特殊用工形式人员，可根据实际管理需要建立相应的档案材料或信息备案。

2.材料收集：在员工入职时，应由人力资源部门负责指导和督促员工提交或由单位统一办理以下基础材料：

*员工履历表；

*个人基本情况登记表（含身份信息、教育背景、家庭成员等）；

*学历、学位证书复印件及学信网验证报告（如适用）；

*专业技术职务任职资格评审表、聘任书复印件（如适用）；

*职业资格证书复印件（如适用）；

*与原单位解除或终止劳动合同的证明文件；

*入职体检合格证明；

*近期免冠照片；

*其他需要归档的个人基本材料。

收集材料时，需对原件进行核对，并在复印件上注明“与原件核对无异”及核对人签名与日期。

3.材料审核与整理：对收集到的材料要认真审核，检查材料是否齐全、真实、规范。对于不符合要求的材料，应及时通知相关人员补充或更正。审核无误后，按照档案材料分类目录进行初步整理、排序。

三、人事档案材料的收集与归档

档案材料的及时收集与规范归档是保证档案完整性和现势性的关键。

1.收集范围：在员工职业生涯发展过程中，应持续收集以下各类材料：

*组织鉴定、考核、考察材料（如年度考核登记表、专项考察材料等）；

*奖惩材料（如奖励审批表、先进模范事迹材料、处分决定、调查报告、本人检查或说明等）；

*任免、调动、工资调整、福利待遇、出国、退（离）休、死亡等材料；

*党团材料（如入党志愿书、入党申请书、转正申请书、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、入团志愿书等）；

*培训、学习材料（如学历学位提升证明、培训结业证书复印件等）；

*其他有参考价值的材料。

2.收集要求：档案材料应在形成后的规定期限内收集归档。各部门应指定专人负责本部门员工应归档材料的及时收集，并移交人力资源部门档案管理员。档案管理员对接收的材料要认真核对、签收。

3.材料归档：归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。归档前，档案管理员应对材料进行鉴别，对不属于归档范围的材料应退回或作其他处理。对符合要求的材料，应按照档案管理规定进行分类、排序、编写页码、填写卷内目录，并装入档案袋或档案盒。

四、人事档案的日常管理

科学规范的日常管理是确保档案安全、有序、可用的基础。

1.档案存放：

*档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

*档案应存放在专用的档案柜内，排列有序，便于查找。档案柜应坚固耐用，具备良好的密封性。

*不同类型、不同保管期限的档案应分类存放，并设置清晰的标识。

2.档案查阅与借阅：

*查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，履行审批手续。一般情况下，档案不得带出阅档室。

*因工作需要查阅干部档案，须由所在部门提出申请，经人力资源部门负责人批准后，方可查阅。查阅本人档案须经人力资源部门负责人批准。

*查阅档案时，必须在指定的阅档室进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅后，应及时归还，档案管理员要当面核对。

*严禁任何组织或个人私自查阅、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容。

3.档案转递：

*员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同、开除