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商务询价函写作技巧及模板

在商业活动中，询价函是连接供需双方的重要桥梁，一份规范、清晰、专业的询价函不仅能高效获取所需信息，更能展现企业的专业素养，为后续合作奠定良好基础。本文将详细阐述商务询价函的写作技巧，并提供实用模板，助力您的商业沟通更上一层楼。

一、商务询价函的核心要素与写作原则

（一）核心要素：信息完整是前提

一封有效的询价函，必须包含以下关键信息，确保被询价方能够准确理解需求并给出针对性回复：

1.基本信息：明确的发函方与收函方信息，包括公司全称、部门（若有）、联系人、联系方式（电话、邮箱）。

2.询价目的与背景：简要说明询价的原因及项目背景（如适用），让对方了解合作的潜在价值。

3.产品/服务详情：这是询价函的核心。需清晰、具体地描述所需产品或服务的名称、型号、规格、材质、技术参数、数量等。对于服务，还需说明服务范围、标准和要求。

4.数量：明确所需产品的具体数量或服务的预估规模。

5.期望价格与报价要求：表明希望获取的价格类型（如FOB、CIF、含税价等），以及是否需要分项报价、成本构成说明等。

6.交货/服务时间：期望的交货日期、地点，或服务开始及完成的时间节点。

7.付款条件：初步的付款方式设想（如电汇、信用证、分期付款等），可注明具体条款可协商。

8.报价有效期：要求对方报价的有效期限，以便于己方比价和决策。

9.对报价方的要求：如是否需要提供公司资质、产品样本、检测报告、售后服务承诺等。

10.回函截止日期：明确要求对方回复报价的最晚日期，以便于己方安排后续工作。

（二）写作原则：专业高效是关键

1.清晰准确：措辞严谨，避免模糊不清或易产生歧义的表述。技术参数、数量等关键信息务必准确无误。

2.专业礼貌：使用规范的商务用语，态度谦逊有礼，体现合作诚意。即使是询价，也应尊重对方。

3.完整具体：提供足够详细的信息，减少双方因信息不对称而产生的反复沟通，提高效率。

4.简洁明了：突出重点，避免冗余信息。开门见山说明来意，结构层次分明。

5.规范正式：采用标准的商务信函格式，包括标题、称呼、正文、祝颂语、落款等。若有公司信笺纸，应使用信笺纸打印。

二、商务询价函写作技巧与注意事项

（一）精准描述需求，避免模糊

产品或服务的描述是询价函的灵魂。对于产品，型号、规格、材质、颜色、尺寸、执行标准等信息越具体越好。例如，不应只写“采购一批办公电脑”，而应写明“采购XX品牌XX系列笔记本电脑，配置要求：CPU型号XX，内存XX，硬盘XX，屏幕尺寸XX英寸，操作系统XX”等。对于服务，需明确服务内容、范围、质量标准、交付成果等。

（二）合理设定期望，留有余地

在提及价格、交货期等敏感条款时，应基于市场行情和自身实际需求提出合理期望，同时表明“可协商”的态度，为后续谈判留下空间。避免使用“必须”、“最低”等过于强硬或绝对的词汇。

（三）明确时间节点，提高效率

设定清晰的报价截止日期和期望的交货/服务日期，有助于对方合理安排工作，并确保己方项目进度不受影响。

（四）附件辅助，信息补充

如果产品规格复杂、技术参数繁多，或需要提供图纸、样品图片等，建议将这些详细信息作为附件随询价函一同发送，并在正文中注明“相关详细规格请参见附件”。

（五）专业排版，易于阅读

使用清晰的字体，合理分段，重要信息可适当加粗或使用项目符号列表，使询价函条理清晰，易于被询价方快速阅读和理解。

（六）检查校对，避免疏漏

发出前务必仔细检查询价函的各项信息，包括公司名称、联系方式、产品信息、日期等，确保准确无误，避免因低级错误影响企业形象或造成不必要的麻烦。

三、商务询价函模板及示例

（一）通用商务询价函模板

标题：关于[产品/服务名称]的询价函

[被询价公司名称/负责人尊称，如：XX公司采购部负责人先生/女士]：

您好！

我公司[简述公司业务或项目背景，可选]，因[说明采购原因，如：业务发展需要/项目推进需求]，现拟向贵公司询价以下产品/服务，具体信息如下：

一、产品/服务需求

序号

产品/服务名称

规格型号/服务内容

数量

单位

备注(如：品牌偏好、特殊要求)

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:-------------

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:---

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:---------------------------

1

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2

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二、报价要求

1.报价包含：请提供包含[如：税费、运费、安装费等]的最终报价。

2.报价形式：请提供详细的分项报价及总报价。

3.付款条件：请说明贵公司期望的付款方式及期限。

4.报价有效期：请注明报价的有效期限