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XX公司文件控制程序

一、目的

本程序旨在规范XX公司（以下简称“公司”）各类文件的编制、评审、批准、发布、分发、使用、更改、作废及归档等全过程管理，确保文件的准确性、完整性、适宜性和有效性，保障公司各项业务活动有章可循，信息传递顺畅，知识资产得以妥善保存与传承。

二、适用范围

本程序适用于公司内部所有与经营管理、产品研发、生产制造、市场营销、质量管理、人力资源、财务核算等各项业务活动相关的文件控制。外来文件（如法律法规、标准规范、客户提供的图纸或资料等）的管理亦参照本程序相关条款执行。公司内非正式的、临时性的便条、记录等不纳入本程序控制范围。

三、职责

1.公司管理层：负责批准公司级重要文件（如质量手册、程序文件等），为文件控制提供必要的资源支持，并监督本程序的有效执行。

2.各部门负责人：确保本部门文件的编制、使用和管理符合本程序要求，组织本部门相关文件的评审，指定专人负责本部门文件的日常管理，并对文件的有效性负责。

3.文件编制人：负责文件的起草工作，确保文件内容准确、清晰、完整，符合公司实际情况和相关法规要求，并提交评审。

4.文件评审人：由相关业务领域的专业人员或部门代表担任，负责对文件的适宜性、充分性和可操作性进行评审，并提出修改意见。

5.文件批准人：根据文件的重要性和层级，由相应授权的管理人员担任，负责对文件的最终审批，确保文件的权威性和合规性。

6.行政部（或指定的文件管理部门）：作为公司文件控制的归口管理部门，负责制定和维护本文件控制程序，指导各部门的文件管理工作，统一管理公司受控文件的原版和分发，监督文件的作废与回收，并负责公司级文件档案的归档保存。

7.文件使用人：负责正确使用有效版本的文件，妥善保管所领用的文件，发现文件问题及时向相关部门反馈。

四、文件分类与编码

1.文件分类：公司文件根据其性质和用途，可分为管理手册、程序文件、作业指导书、技术文件、质量记录、外来文件等。各类文件应有明确的定义和划分标准。

2.文件编码：为便于识别、追溯和管理，所有受控文件均应赋予唯一的编码。编码规则应科学、系统，包含部门标识、文件类别、顺序号及版本号等关键信息。编码规则由行政部（或指定的文件管理部门）统一制定并发布，各部门应严格遵照执行。

五、文件的编制、评审与批准

1.文件编制：文件编制应遵循“谁主管，谁负责”的原则。编制前应充分调研，收集相关信息，确保文件内容基于实际需求，并借鉴最佳实践。文件格式应符合公司统一规定，语言应准确、简洁、规范，避免歧义。

2.文件评审：文件初稿完成后，编制部门应组织相关职能部门代表及专业人员进行评审。评审可采用会议、会签或邮件等方式进行。评审重点包括文件的合规性、适宜性、完整性、可操作性以及与其他文件的协调性。评审意见应予以记录，编制人根据评审意见对文件进行修改。

3.文件批准：修改后的文件应按规定的审批流程提交给相应的批准人进行批准。批准人应对文件的内容和评审过程的充分性进行确认，批准后文件方可发布。未经批准的文件不得正式使用。

六、文件的发布与分发

1.文件发布：经批准的文件，由行政部（或指定的文件管理部门）统一进行发布。发布前应明确文件的受控状态（受控或非受控）。公司内部执行的、对业务活动有直接指导作用的文件通常为受控文件。

2.文件分发：受控文件的分发应建立分发清单，明确分发范围、数量和接收部门/人员。分发方式可采用纸质版或电子版。电子版文件应采取适当的权限控制和保密措施，防止非授权访问或修改。接收人应在分发记录上签字确认，确保文件传递到位。

七、文件的使用与控制

1.文件领用：各部门或个人因工作需要领用受控文件时，应向行政部（或指定的文件管理部门）提出申请，办理领用手续。

2.文件保管：文件使用者应妥善保管所领用的文件，保持文件整洁、完好。纸质文件应防止涂改、破损、丢失；电子版文件应妥善存储，防止病毒感染或意外删除。

3.文件版本：所有使用中的文件必须是最新有效版本。行政部（或指定的文件管理部门）应及时回收作废或过时的文件，防止误用。

4.文件查阅：因工作需要查阅非本部门保管的文件，应经文件保管部门负责人同意，并在指定地点查阅，不得擅自复制或带出。

八、文件的更改

1.更改申请：当文件内容与实际情况不符、相关法律法规发生变化、公司组织结构调整或流程优化时，应由相关部门或人员提出文件更改申请，说明更改原因、更改内容及影响范围。

2.更改评审与批准：文件更改申请应提交原审批部门或其授权人进行评审和批准。必要时，更改内容也应组织相关人员进行评审。评审和批准过程及结果应予以记录。

3.更改实施：经批准的文件更改，由原编制部门或指定人员负责实施。更改后的文件应重新履行审批手续，并更新版本号。行政部（