Excel高级数据管理.pdfVIP

Excel高级数据管理

[-1数据清单

[-]筛选数据

【三】分类汇总。

【四】合并计算

【五】共享工作簿

【】数据共享

【七】超级链接

【八】模拟运算表

【九】多重合并数据透视表

【十】Excel中宏的使用

[-]数据清单

在MicrosoftExcel2000中，不需要把建立的数据清单变为数据库，只要执行了数据库的操作，例如

查找、排序或分类汇总，MicrosoftExcel2000就会自动认为你的清单是一个数据库，即清单中的列被认

为是数据库的字段，清单中的列标记被认为是数据库的字段名，清单中的每一行被认为是数据库的一条记

录，

※准备工作

如果你对数据库非常熟悉，或者使用过类似Access、DBASE、FoxPro等数据库产品，可以跳过

该小节。

建立一个数据库首先是要进行一个好的规划。我们应该花一些时间，考虑数据库做什么用，实现

它的最好方法是什么。考虑处理的数据的类型和数量，希望从数据库中收集什么信息等等。然后考虑数据

库的字段，关于它们的选择，位置安排，名字等。

选择字段

为数据库诜择字段是极其重要的，它决定了在每个数据库记录中的信息及数据库本身的能力。例

如，要决定在应收帐数据库中是否应包括公司名称、发票日期、金额等。通用的原则是，根据要建立的数

据奉，将字段分得更细些。例如，要建立一个客户欠款的数据库，可以定义下列字段：公司名称、地址、

电话、欠款日期、欠款金额等等C在建立字段时要根据当前和将来的需要。通常字段越多越灵活。对于数

据本中的每个字段应该是唯一的。用这种方式，数据库的记录乜是唯一的，因为记录中的每个字段将包含

特有的信息。例如一个属于该记录的日期或时间。在这种方式下，字段与当前可存取的记录确定了数据项

的唯一性。

安排字段位置

字段名称构成数据库顶部的行，因此它们必须安排在一行连续的每一列中。字段名称应该按逻辑

顺字组织，相似的信息应该组织到一起。例如，使用发票号、日期、公司名称作为相邻的字段描述信息会

使数据库更易于理解和使用。

命名字段

字段名称是数据库操作的标识成分。Excel根据字段名称来执行排序和查找等数据库操作。因此

在选择字段名时应该慎重，最好选择容易记忆的字段名。和命名区域和文件的规则一样，数据库的字段名

字必须遵循以下的规则：字段名只能是文字或文字公式（如=1992”）。字段名能包含数字、数值公式、

逻辑值。字段名可以使用卜255个字符，字段名必须是唯一的，

※建立一个数据库

当完成了对一个数据库的结构设计后，就可以在工作表中建立它了。首先在工作表的首行依次输

入各个字段：员工姓名、地区、口期、产品名称、销售数量、销售金额、销售金额，如图12-1所示。当

我们输入完字段后，就可以在工作表中按照记录输入数据了。

%]文件任）编播I（）柳图8叁入I（）格式Ifld）窗口）第助如

。妤®3X电IF.。c•IAJHlOf

TimesNewRomar•TmesNewRomar12.BZU=S=国%,:啬

*二|=________________________

-7