采购需求及供应商评估表.docVIP

采购需求及供应商评估表工具指南

一、适用场景与价值定位

本工具适用于企业各类采购活动（如原材料采购、服务外包、设备采购等），旨在通过标准化流程明确采购需求、规范供应商评估，保证采购过程公开透明、结果性价比最优，同时为后续采购决策提供数据支撑，降低采购风险，提升采购效率。无论是常规采购还是专项项目采购，均可通过本工具实现需求到供应商的全流程管理。

二、操作流程与实施步骤

步骤一：采购需求发起与确认

操作内容：

需求部门发起：需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务需要，填写《采购需求表》（见模板表格部分），明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预算金额、交付时间、质量要求、验收标准等核心信息，并说明采购背景及必要性。

跨部门审核：需求部门负责人审核后，提交至采购部门；采购部门联合财务部、使用部门（如技术部）对需求的合理性（如预算是否符合公司成本控制要求、技术参数是否明确可行）、完整性进行审核，重点确认是否存在模糊描述（如“优质”“高效”等主观表述），必要时与需求部门沟通补充细节。

需求最终确认：审核通过后，需求部门、采购部门、财务部负责人签字确认，形成《采购需求确认单》，作为后续供应商筛选和评估的依据。

步骤二：供应商信息收集与初筛

操作内容：

信息收集：采购部门通过公开渠道（如采购网、行业招标平台、合格供应商库、行业协会推荐等）收集潜在供应商信息，记录供应商名称、主营业务、联系方式、资质证书（如营业执照、相关行业许可证、ISO体系认证等）、过往合作案例等。

初筛标准制定：根据采购需求特点，制定初筛门槛（如：供应商需具备相关行业资质近3年无重大违法记录、注册资金不低于万元、能提供本次采购物品/服务的对应案例等），排除不符合基本要求的供应商。

初筛实施：采购部门对照初筛标准，对收集到的供应商进行筛选，形成《初筛供应商名单》，数量建议控制在3-5家（根据采购金额和复杂度可调整），保证后续评估工作量可控。

步骤三：供应商评估标准制定

操作内容：

维度设计：结合采购需求，从资质能力、业绩经验、报价方案、服务保障、合作信誉等维度设计评估指标，各维度权重根据采购重点分配（如技术复杂采购侧重“资质能力”和“业绩经验”，成本敏感采购侧重“报价方案”）。

量化评分：为每个二级指标设定评分标准（如“资质能力”可细分为“行业资质（10分）”“认证体系（10分）”“技术人员配置（10分）”，每项按符合程度打分），明确评分规则（如符合得满分，部分符合得50%，不符合得0分），避免主观随意性。

标准确认：评估标准需经采购部门、需求部门、财务部门共同确认，保证公平、公正、公开，并形成《供应商评估标准表》作为评估依据。

步骤四：供应商评估与打分

操作内容：

资料收集：向初筛通过的供应商发出《供应商资料提交函》，要求其在规定时间内提供营业执照复印件、资质证书、业绩案例（合同关键页）、报价方案（明细报价表，含单价、总价、税费等）、服务承诺（如售后响应时间、质保期限）、质量保证措施等资料。

多维度评估：成立评估小组（成员包括采购部门负责人、需求部门技术专家、财务部成本专员、法务专员等），对照《供应商评估标准表》，对供应商提交的资料进行逐项打分，必要时可组织现场考察（如生产设备、仓储条件、服务团队配置等），核实资料真实性。

汇总评分：评估小组各成员独立打分后，计算平均分（去除最高分和最低分可提升客观性），形成《供应商评估打分表》，按得分高低排序。

步骤五：结果反馈与供应商选定

操作内容：

结果公示：将评估结果（得分、排名、主要优劣势）反馈至需求部门、财务部门等相关部门，公示期不少于2个工作日，接受异议反馈。

异议处理：如有部门对评估结果提出异议，评估小组需在1个工作日内复核，并说明复核结果，保证过程透明。

最终选定：公示无异议后，综合得分最高的供应商作为拟合作方，报公司管理层审批；审批通过后，由采购部门向供应商发出《合作意向书》，启动后续合同签订流程。

步骤六：资料归档与持续优化

操作内容：

资料归档：将《采购需求确认单》《初筛供应商名单》《供应商评估标准表》《供应商评估打分表》《合作意向书》等资料整理归档，保存期限不少于3年，便于后续追溯和复盘。

持续优化：每批次采购完成后，评估小组需总结本次评估流程中的问题（如评分标准是否合理、资料收集是否全面等），对《供应商评估标准表》和操作流程进行迭代优化，提升工具适用性。

三、模板内容与填写指引

（一）采购需求表

项目

填写内容

采购编号

按公司采购管理规则编号（如CG-2024-X）

需求部门

如：生产部、行政部

需求提出人

*

联系方式

（内部办公电话，无需填写隐私信息）

采购物品/服务名称

如：A型原材料、年度保洁服务

规格型号/技术参数

明确具体要求（如：尺寸mm、电压220VV、清洁频次每日1次