跨部门沟通协调会议纪要记录规范模板.docVIP

适用场景与价值

会议纪要全流程操作指引

一、会前准备：奠定记录基础

明确会议核心目标

提前与会议发起人（如项目负责人、部门负责人）确认会议主题、需解决的核心问题及预期成果，保证记录方向与会议目标一致。

梳理会议议程与关键信息

获取会议议程，标注各议题讨论时长、需决策事项及涉及部门；提前收集背景资料（如项目计划、问题清单、需求文档等），熟悉议题背景，避免记录时出现信息遗漏。

确认参会人员与分工

列出参会部门及人员（含主持人、记录人、各部门对接人），明确记录人职责：需全程聚焦讨论内容，重点记录共识、分歧、决议及行动项，避免参与主观讨论。

准备记录工具与模板

准备电子/纸质记录工具，优先使用本模板表格；提前创建文档框架（如会议基本信息、议程、决议、行动项等），保证记录结构化。

二、会中记录：聚焦核心信息

记录会议基本信息

会议名称：需体现跨部门属性（如“项目研发与市场部需求对接会”）；

时间/地点：精确到具体日期、上下午及时段，线上会议需注明平台（如“腾讯会议”）；

主持人/记录人：填写姓名（经理/专员），明确记录人身份；

参会人员：按部门分类列出（如“研发部：工、师；市场部：经理、专员”），标注缺席人员及原因（如“运营部：*主管，因出差请假”）。

按议程逐项记录讨论要点

议题背景：简要说明讨论起因（如“因Q3产品上线需求，需明确研发资源调配方案”）；

讨论过程：客观记录各部门发言要点，避免提炼或概括（示例：“研发部工提出：当前开发人力紧张，需优先保障核心功能模块，建议非核心功能延后2周”；“市场部经理回应：延后可能导致营销节点错过，建议协调外包资源补充”）；

分歧点：明确标注未达成一致的争议内容（如“争议：是否外包非核心功能——研发部担忧质量风险，市场部认为风险可控”）；

共识点：用“【共识】”标注各方达成一致的意见（如“【共识】由研发部评估外包团队资质，市场部配合提供需求细节，3日内提交评估报告”）。

固化决议与行动项

决议事项：对讨论结果形成明确结论（如“决议：批准外包方案，由研发部牵头筛选3家候选供应商，市场部、产品部联合评审”）；

行动项：采用“任务+责任人+时间节点”结构记录（示例：“【行动1】整理供应商资质清单——研发部工，截止日期：X月X日；【行动2】制定评审标准——市场部经理，截止日期：X月X日”）。

三、会后整理：保证成果落地

信息核对与补充

会后2小时内整理初稿，对照会议录音/笔记（如有）核对信息准确性，重点检查决议内容、责任人、时间节点是否无误；对模糊表述（如“尽快”“近期”）与主持人确认后明确为具体时间（如“3个工作日内”“X月X日前”）。

形成正式纪要并分发

按模板结构排版，语言简洁客观，避免主观评价（如“研发部配合度低”等表述）；标注分发范围（如“抄送：各部门负责人、项目组全体成员、存档”），通过企业内部系统/邮件发送，保证相关人员及时获取。

跟进与归档

跟进：在行动项截止日期前1天提醒责任人，未完成时同步反馈给主持人；

归档：将最终版纪要（含会议通知、议程、背景资料）按“年份-月份-会议主题”分类存档，保存期限不少于1年，便于后续追溯。

标准化会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

项目跨部门协调会

会议时间

2023年X月X日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议，ID：X）

主持人

*经理（项目管理部）

记录人

*专员（行政部）

参会部门及人员

研发部：工（组长）、师；市场部：经理、专员；运营部：*主管（线上）

缺席人员及原因

财务部：*主管，因出差参加集团会议

会议议程与讨论记录

议程1：项目进度同步

讨论要点

-研发部工：当前前端开发完成60%，后端接口联调延迟，因第三方数据对接问题；-市场部经理：需确认联调完成时间，以便制定推广计划；-运营部*主管（线上）：用户测试需预留7天，建议联调提前。

分歧点

联调完成时间：研发部提出“需3天”，市场部希望“2天内完成”。

共识点

【共识】研发部优先解决第三方数据对接问题，每日17:00同步进度；市场部配合提供测试账号。

议程2：资源需求协调

讨论要点

-研发部申请增加2名开发人员，因原计划人力不足；-人力资源部*（列席）：当前招聘周期长，可协调内部转岗1人，新招聘需1周。

决议事项

决议：批准增加1名内部转岗人员（*组，研发部），新招聘人员到岗后补充1名。

决议事项汇总

序号

决议内容

1

解决第三方数据对接问题，保证后端接口联调按时完成

2

协调内部转岗人员（*组）加入研发部，办理入职手续

3

提供用户测试账号，配合研发部联调

下一步行动计划

序号

任务描述

1

每日17:00同步项目进度（含联调问题解决情况）

2

完成内部转岗人员*组的岗位匹配评估

3

提交推广计划初稿（含联调完成时间节点）

附件清单