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公司文件共享与保密管理细则

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司文件的创建、流转、共享与保密管理，保障公司信息资产安全，提高工作效率，防范信息泄露风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本细则。

1.2适用范围

本细则适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工、实习生及其他为公司提供劳务的人员）在日常工作中涉及的各类文件（含电子文档、纸质文档、图表、数据、音视频资料等）的生成、存储、传输、使用、共享、归档与销毁等环节的管理。公司外部合作单位及人员在与公司进行业务往来时涉及公司文件的，亦应遵守本细则相关规定。

第二章文件分类与密级划分

2.1文件分类

公司文件根据其业务属性及管理需求，可分为但不限于：技术类文件（如研发方案、技术图纸、源代码等）、经营类文件（如财务报告、销售数据、合同协议等）、管理类文件（如规章制度、会议纪要、人事档案等）、市场类文件（如营销方案、客户资料、市场分析报告等）及其他业务相关文件。

2.2密级划分标准

根据文件内容的重要性、敏感性及一旦泄露可能对公司造成的损害程度，将公司文件划分为以下密级：

1.绝密级：涉及公司核心商业秘密及核心技术诀窍，一旦泄露，将对公司造成特别严重损害的文件。

2.机密级：涉及公司重要商业秘密及关键技术信息，一旦泄露，将对公司造成严重损害的文件。

3.秘密级：涉及公司一般商业秘密及内部管理信息，一旦泄露，将对公司造成一定损害的文件。

4.内部公开级：公司内部通用的、不涉及敏感信息，但不宜向外部公开的文件。

5.公开级：可对公司外部公开的宣传资料、产品介绍等文件。

2.3密级标识

各类文件在创建时，应由文件创建人根据本细则2.2条规定，明确其密级，并在文件首页或封面的显著位置标注相应的密级标识，如“[绝密]”、“[机密]”、“[秘密]”、“[内部公开]”。公开级文件可不做标识，但需确保其内容确实适宜公开。

第三章文件创建与标识规范

3.1文件命名规范

文件命名应清晰、规范，能准确反映文件内容和版本。建议包含文件主题、创建日期或版本号等关键信息，避免使用模糊、随意的名称。各部门可根据业务特点制定更细致的命名规则。

3.2版本管理

重要文件应进行版本控制。在文件修改、更新后，应及时更新版本号，并在文件中注明版本变更记录（如修改日期、修改人、修改内容概要），确保使用者获取到最新有效版本，避免因版本混乱造成工作失误。

第四章文件共享与访问控制

4.1共享原则

文件共享应遵循“最小权限”和“按需分配”原则，即仅向确有工作需要的人员共享其工作所必需的文件，并严格控制共享范围和权限级别（如只读、修改、删除等）。

4.2共享方式

1.内部共享平台：公司鼓励通过统一的内部文件服务器、企业网盘或协同办公平台进行文件共享与管理。此类平台应具备完善的权限控制、操作日志记录等功能。

2.禁止行为：严禁使用非公司认可的外部存储服务、公共邮箱或即时通讯工具（如非工作专用的聊天软件）传输、存储公司敏感文件。确因工作需要使用外部工具时，须事先获得部门负责人及信息安全管理部门（或指定负责人）的批准，并采取必要的加密保护措施。

4.3访问权限设置与变更

1.文件创建者或其直属上级是文件访问权限的初始设定责任人。

2.对于高密级文件（绝密、机密）的共享，需经部门负责人或更高层级领导审批。

3.员工岗位变动或不再需要访问特定文件时，应主动申请或由权限管理员及时收回其访问权限。

4.4外部文件流转

向公司外部单位或个人提供公司文件（尤其是秘密级及以上文件），必须履行严格的审批程序，经相关业务部门负责人及公司分管领导批准，并确保接收方已签署相应的保密协议或承诺函。

第五章文件保密管理要求

5.1存储管理

1.电子文件应存储在公司指定的服务器、工作站或经授权的个人办公电脑加密分区中。绝密级文件原则上应存储在物理隔离的专用设备中。

2.纸质涉密文件应存放在带锁的文件柜内，由专人负责保管。

3.禁止将公司涉密文件私自拷贝至个人U盘、移动硬盘、手机、私人电脑等非公司所有或未授权的存储介质中。

5.2传输管理

1.内部传输涉密电子文件，应使用公司内部安全通讯渠道。

2.通过网络传输涉密文件时，应采取加密措施。

3.禁止通过普通邮件（纸质或电子）、社交媒体等不安全渠道传递涉密信息。

5.3使用管理

1.查阅、使用涉密文件应在符合保密要求的办公场所进行。

2.未经批准，不得擅自复制、摘录、拍摄、传播涉密文件内容。确需复制的，应履行审批手续，并对复制件进行与原件同等的保密管理。

3.涉密文件的打印、复印应进行登记，并由专人负责。废弃的涉密纸质文件应使用碎纸机销毁。

4.员工离开办公座位时，应将涉密文件收起锁好