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固定资产管理与盘点操作指南

一、适用场景与目标

本指南适用于各类企业、事业单位及社会组织对固定资产的全生命周期管理，涵盖资产从新增入账、日常使用、定期盘点到处置报废的完整流程。通过标准化操作，实现固定资产账实相符、责任到人、高效利用，避免资产流失、闲置浪费，为财务核算、成本控制及管理层决策提供准确数据支撑。常见应用场景包括：新购资产登记入库、季度/年度全面盘点、部门间资产调拨、闲置资产调配、报废资产处置等。

二、标准化操作流程

（一）固定资产新增入账

资产申购与审批

使用部门根据工作需要填写《固定资产申购单》，注明资产名称、规格型号、预估数量、用途、预算金额等信息，经部门负责人*经理签字确认后，提交至资产管理部门。

资产管理部门对申购需求进行合理性审核（如现有资产是否满足需求、预算是否合规），审核通过后报财务部门及分管领导*总监审批。

采购与验收

采购部门根据审批通过的《固定资产申购单》执行采购，保证供应商资质合规、资产质量符合要求。

资产到货后，由使用部门、资产管理部门、财务部门共同验收：核对资产名称、规格型号、数量是否与申购一致，检查外观、功能是否完好，收集采购合同、发票（合规票据）等资料。

验收合格后，填写《固定资产验收单》，三方签字确认，作为入账依据。

资产建档与贴标

资产管理部门根据《固定资产验收单》信息，编制唯一资产编号（规则：部门代码+年份+流水号，如“CW2024001”），录入固定资产管理系统，建立台账，记录资产编号、名称、规格型号、购置日期、原值、使用部门、责任人*员工、存放地点、折旧年限等信息。

在资产显著位置粘贴资产标签（含编号、名称），标签需防水、防损，保证日常识别与盘点时快速核对。

（二）固定资产日常管理

调拨与转移

因部门调整、人员变动等需转移资产时，由原使用部门填写《固定资产调拨单》，注明调拨原因、资产编号、调入/调出部门、调入/调出人等信息，经双方部门负责人签字确认后，报资产管理部门备案。

资产管理部门更新台账信息，同步调整系统中的使用部门、责任人及存放地点，保证账实一致。

维护与保养

使用人负责资产的日常清洁、简单维护，发觉故障及时向资产管理部门报修。

资产管理部门定期（如每季度）组织对大型、关键设备进行全面检查、保养，记录维护情况，延长资产使用寿命。

盘点频率与范围

日常盘点：使用人每月末对个人负责资产进行自查，保证资产完好、存放位置准确，记录《个人资产自查表》。

季度抽查：资产管理部门每季度随机抽取30%-50%的资产进行实地盘点，核对台账信息与实物状态。

全面盘点：每年12月底组织全公司/单位全面盘点，覆盖所有固定资产，保证无遗漏。

（三）固定资产盘点实施

盘点准备

成立盘点小组：由资产管理部门牵头，财务部门、使用部门抽调人员组成，明确分工（如分组盘点、记录、复核、监盘），指定盘点负责人*主管。

资料准备：打印最新固定资产台账（含编号、名称、使用部门、责任人、存放地点等信息），准备盘点表（含编号、名称、规格型号、账面数量、实盘数量、存放地点、备注等列）、标签贴、盘点工具（如扫码枪、相机）。

通知与培训：提前5个工作日发布盘点通知，明确盘点时间、范围、要求，组织盘点人员培训，统一盘点标准（如“实盘数量”以现场实际清点为准，“状态”分为“在用、闲置、维修、报废”等）。

现场盘点

分组执行：盘点小组按部门或区域分组，每组至少2人（1人清点记录，1人复核），对照台账逐一核对资产。

信息核对：通过资产编号快速定位，核对资产名称、规格型号是否与台账一致，清点实物数量，检查资产状态（如是否损坏、部件缺失），记录存放位置（如“办公室A-201”“仓库B-3”）。

差异标注：若发觉账实不符（如盘盈、盘亏）、资产信息变更（如名称错误、存放地点调整），在盘点表“备注”栏详细说明，拍照留存（作为后续追溯依据）。

汇总与复盘

盘点结束后，各组将盘点表汇总至资产管理部门，与系统台账逐项比对，《固定资产盘点差异表》，列明差异资产编号、差异类型（盘盈/盘亏/信息不符）、账面数量、实盘数量、差异原因（如漏登记、遗失、调拨未更新等）。

召开复盘会议，由盘点小组汇报差异情况，使用部门、资产管理部门、财务部门共同分析原因，明确责任部门及整改措施（如盘亏需查明责任人并报批处理，盘盈需补办入账手续）。

（四）固定资产处置报废

申请与鉴定

对达到折旧年限、损坏无法修复、技术淘汰等需处置的资产，由使用部门填写《固定资产处置申请表》，附资产现状说明、鉴定意见（如技术部门出具的《资产技术鉴定报告》），经部门负责人签字后提交资产管理部门。

审批与评估

资产管理部门对处置申请进行审核，核实资产原值、已计提折旧、净值等信息，评估残值（如可回收利用价值），报财务部门及分管领导审批。

重大资产处置（如单件原值超10万元）需提交管理层集体审议，审批