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行政事务处理流程手册标准化行政操作工具

一、总则

本工具旨在规范公司日常行政事务处理流程，统一操作标准，提升行政工作效率，保证各项工作有序推进。适用于公司全体行政人员、各部门业务对接人员及相关岗位，涵盖会议组织、文件流转、办公用品管理、访客接待、差旅安排等核心行政场景。

二、会议组织与安排

（一）操作流程详解

会议需求确认

需求部门提前向行政部提交会议需求，明确会议主题、时间（起止时间）、地点（会议室需求）、参会人员（名单及职务）、议程（含各环节时长）、所需物料（如投影仪、白板、文具等）及特殊要求（如茶歇、同声传译等）。

行政部与需求部门对接，确认上述信息无误后，形成《会议需求确认单》。

会议资源协调

行政部根据会议需求，预订会议室（优先使用公司自有会议室，如需外部场地需提前3个工作日确认）。

协调会议设备：提前1个工作日调试投影仪、麦克风、音响、视频会议系统等设备，保证正常运行；如需租赁设备，提前联系供应商确认交付时间及调试安排。

准备会议物料：根据议程打印会议资料（份数与参会人数一致）、摆放文具（笔、便签纸）、设置席卡（如有需要），如需茶歇提前与餐饮供应商确认菜单及送达时间。

会议通知发布

行政部在会议前1-2个工作日，通过OA系统或邮件发布正式会议通知，包含会议主题、时间、地点、参会人员、议程（含附件）、联系人及联系方式。

对重要会议或需提前准备的议题，同步电话提醒关键参会人员，保证知晓。

会议现场保障

会议开始前30分钟，行政人员到场检查会议室环境（整洁度、设备运行状态、物料摆放），开启空调、灯光。

参会人员签到时，发放会议资料、笔，引导入座；如需视频会议，提前15分钟测试设备，连线远程参会人员。

会议期间，行政人员全程在场，及时处理设备故障、补充物料等突发情况，做好《会议现场记录》（含参会签到、会议要点、待办事项等）。

会后整理与归档

会议结束后，行政人员清理会议室（关闭设备、整理桌椅、回收垃圾），检查有无遗留物品，及时联系失主认领。

整理会议资料：将会议纪要（由需求部门牵头撰写，行政部核对格式）、签到表、现场记录等资料归档保存（电子版存OA系统“会议档案”文件夹，纸质版按年度装订成册）。

如有会议待办事项，行政部跟进落实情况，并反馈至需求部门。

（二）相关表单示例

表单1：会议组织申请表

申请部门

申请人

申请日期

会议主题

会议时间

会议地点

参会人员（姓名/职务）

会议议程（含时长）

1.2.3.

所需物料

□投影仪□麦克风□白板□文具□茶歇（请注明：______）□其他：______

审批意见

需求部门负责人：______行政部负责人：______分管领导：______

表单2：会议签到表

会议主题：______________________时间：______年______月______日地点：______

序号

——

1

2

…

（三）关键注意事项

会议需求需提前2-3个工作日提交，紧急会议（如突发事务讨论）需至少提前1个工作日与行政部沟通。

涉密会议需在需求确认时明确，行政部做好保密措施（如会议资料标注“保密”、限制参会人员范围）。

会议通知需明确“请准时参会，如需请假请提前1个工作日向部门负责人报备并抄送行政部”。

会议期间，行政人员需保持安静，避免干扰会议进程；如遇设备故障，5分钟内无法解决时，需及时向会议主持人说明并启动备选方案（如更换会议室）。

三、文件审批与流转

（一）操作流程详解

文件起草

起草人根据工作需要，按公司《公文管理办法》规范格式撰写文件（标题、主送机关、附件、发文机关、成文日期等要素齐全）。

文件内容需准确、简洁、逻辑清晰，涉及数据、政策等内容需注明来源，保证合规性。

部门初审

起草人将文件提交至部门负责人进行初审，重点审核内容是否符合部门职责、数据是否准确、格式是否规范。

初审通过后，部门负责人在《文件审批单》上签字确认；如需修改，起草人根据意见修订后再次提交。

流转审批

初审通过的文件，由起草人通过OA系统提交至下一审批人（根据文件类型及权限确定审批链，如行政类文件由行政部负责人审批，涉及跨部门事项需相关部门会签）。

审批人需在1-2个工作日内完成审批，如需退回修改需注明具体意见；紧急文件需标注“急件”，审批人优先处理。

印发与归档

审批通过后，行政部根据文件类型确定印发范围（如公司全员、特定部门等），打印纸质版（加盖公章）并分发至各部门，同时通过OA系统发布电子版。

文件印发后，行政部将纸质版原件（含审批单）、电子版存档至“公司文件档案库”，按“年度-文件类型-文号”分类管理，保存期限不少于3年（涉密文件按保密规定执行）。

（二）相关表单示例

表单3：文件审批单

文件标题

文件编号

起草部门

起草人

主送机关

抄送机关

文件类型

□通知□报告□函