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企业合同信息及归档全流程管理工具

一、工具应用场景

在企业运营中，合同管理贯穿业务全生命周期，本工具适用于以下核心场景：

跨部门协作管理：当业务部门（如销售、采购）发起合同需求时，法务、财务、分管领导需协同审核，保证条款合规、数据准确。

合同风险动态管控：针对合同履行中的关键节点（如付款、交货、质保期），系统自动提醒负责人跟踪进度，避免违约风险。

历史合同高效检索：当需要查询过往合同（如续签、审计、纠纷处理）时，通过合同编号、签约方、关键词等信息快速定位档案。

合规与审计支持：满足内外部审计要求，保证合同归档完整、流程可追溯，规避因资料缺失导致的合规风险。

二、合同管理全流程操作步骤

（一）合同发起与需求提报

操作目标：明确合同需求，启动管理流程。

操作步骤：

需求部门发起：业务人员根据合作需求（如采购商品、提供服务），填写《合同需求提报表》（详见模板1），明确签约主体、合作内容、预算金额、关键条款（如付款方式、交付期限）等，经部门负责人*经理审批后提交至法务部。

法务初步审核：法务专员*律师检查需求提报表的完整性，确认是否具备签约主体资格（如对方营业执照、授权委托书），并标注需重点审核的条款（如违约责任、知识产权归属）。

（二）合同起草与内容审核

操作目标：规范合同文本，保证条款合法合规。

操作步骤：

文本起草：法务专员或业务人员根据需求，使用企业标准合同模板起草合同文本，注明合同编号（规则：年份-部门简称-流水号，如2024-采-001）。

多部门联审：

业务部门审核：确认合作内容、技术参数、交付标准等与需求一致，由业务负责人*经理签字；

财务部门审核：检查合同金额、付款方式、税费承担等是否符合财务制度，由财务总监*总签字；

法务终审：法务专员重点审核法律条款（如争议解决方式、不可抗力、保密义务），保证无法律风险，出具《合同审核意见表》（详见模板2）。

修订确认：根据审核意见修订文本，所有审核部门确认无误后，形成合同定稿。

（三）合同签署与用印管理

操作目标：完成合同签署，保证法律效力。

操作步骤：

签署方式确认：根据合同性质选择签署方式：

电子签署：通过企业电子签章系统签署，保证签署人身份真实、文件不可篡改；

纸质签署：打印合同文本，双方签字盖章（需预留“骑缝章”位置）。

用印申请：经办人填写《合同用印申请表》（详见模板3），附审核通过的合同文本及《审核意见表》，经行政负责人*主任审批后，到印章管理部门加盖公章或合同专用章。

签署完成确认：签署后，合同文本原件（或电子文件）及时移交至档案管理员，并在《合同登记台账》（详见模板4）中更新签署状态。

（四）合同履行与跟踪

操作目标：监控合同执行进度，及时处理异常情况。

操作步骤：

关键节点登记：业务人员根据合同约定，在《合同履行跟踪表》（详见模板5）中登记关键节点（如预付款支付时间、货物交付日期、验收时间），并设置提醒（如提前3天）。

履行情况记录：节点到期前，责任人完成准备工作（如准备验收资料、确认付款凭证），并在跟踪表中记录履行结果（如“2024-03-15货物送达，待验收”）。

异常处理：若出现延迟履行、违约等情况，业务部门需及时上报分管领导*总，与对方协商解决方案（如延期、赔偿），并形成书面记录存档。

（五）合同归档与查询

操作目标：实现合同档案规范化管理，便于后续调用。

操作步骤：

归档资料整理：合同履行完毕或终止后，经办人收集以下资料：

合同文本（原件或扫描件，含签署页）；

审核文件（《需求提报表》《审核意见表》《用印申请表》）；

履行过程中的补充协议、验收单、付款凭证等。

档案分类入库：档案管理员按“合同编号”分类，将资料存入档案盒（或电子档案系统），标注归档日期、保管期限（如普通合同5年、重要合同10年），并在《合同归档登记表》（详见模板6）中登记。

权限内查询：企业内部员工通过档案系统（或提交申请）查询合同，需填写《合同查询申请表》（详见模板7），经部门负责人审批后，由档案管理员提供查阅（涉密合同需额外经分管领导批准）。

三、管理模板表格

模板1：合同需求提报表

项目

内容

合同编号

（由法务部填写，如2024-销-001）

需求部门

销售部

需求人

*专员

联系方式

（内部办公电话）

签约主体

甲方：公司；乙方：科技有限公司

合作内容

采购办公设备100台，具体型号、参数详见附件

合同金额

人民币50万元

付款方式

签订后支付30%预付款，验收合格后支付70%尾款

计划签署日期

2024-03-20

部门负责人意见

同意签约，请法务、财务审核。（签字：*经理）日期：2024-03-10

模板2：合同审核意见表

审核部门

审核人

审核意见

审核结果

业务部门

*经理

技术参数与需求一致，交付时间合理

同意

财务部门

*总监

付款方式符合财务制度，建议增加