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基层法院案件档案管理流程规范

一、总则

基层人民法院案件档案（以下简称“案件档案”）是法院在审理和执行各类案件过程中形成的，具有法定效力和历史价值的文字、图表、声像等不同形式的记录材料。案件档案管理是人民法院审判工作的重要组成部分，是维护司法公正、保障当事人权利、服务社会发展的基础性工作。为规范我院案件档案管理流程，确保档案的完整、安全、规范和有效利用，依据相关法律法规及上级法院关于档案管理的规定，结合我院实际，制定本规范。

本规范适用于我院各审判业务庭、执行局、立案庭等部门（以下统称“各部门”）在案件审理、执行全过程中的档案材料收集、整理、立卷、归档、保管、利用、借阅、鉴定和销毁等管理工作。所有涉及案件办理的人员均应严格遵守本规范。

二、案件材料的收集与初步整理

（一）材料收集责任与范围

案件材料的收集工作贯穿于案件从立案到审结（执结）的全过程。承办法官是案件材料收集、整理和归档工作的第一责任人，应当指定书记员或负责该案的辅助人员具体负责案件材料的日常收集、积累和初步整理。

收集范围包括但不限于：

1.立案材料：诉状、申请书、证据材料、当事人身份证明、授权委托书、立案审批表、诉讼费票据等。

2.审判（执行）过程中形成的材料：各类笔录（庭审、谈话、调查、质证、调解等）、合议庭评议记录、裁判文书（判决书、裁定书、调解书、决定书等）正本及原本、送达回证、传票、通知书、证据材料（包括原件、复制件、照片、录音录像资料等）、保全、查封、扣押、冻结等法律文书及相关材料。

3.结案（执结）材料：结案审批表、生效证明、执行完毕或终结等相关文书、款物交接凭证等。

4.其他应当归档的材料：如上级法院的批示、函件，与案件有关的信访材料等。

（二）材料收集要求

1.及时性：案件材料应随案同步收集，避免遗漏或延误。庭审、调解等活动结束后，应立即整理相关笔录、证据等材料。

2.齐全性：确保每一诉讼环节、执行措施形成的材料均完整收集，特别是当事人提交的各类证据原件、法院出具的法律文书原件等核心材料。

3.规范性：收集的材料应符合格式要求，内容清晰、字迹工整（手写材料应使用蓝黑墨水或碳素墨水），复印件应注明原件保管处并加盖核对章。

（三）材料的初步审核与排序

案件办理过程中，书记员或辅助人员应定期对收集的材料进行初步审核，检查材料是否齐全、规范。结案前，承办法官应组织对全案材料进行系统梳理，确保无遗漏。材料的初步排序可参照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》规定的顺序进行，一般按照诉讼程序的客观进程或材料的内在联系排列。

三、案件档案的系统整理与编目

案件审结或执结后，承办法官应在规定期限内（通常为结案后一个月内）组织书记员或辅助人员完成案件档案的系统整理与编目工作。

（一）材料的进一步筛选与排列

1.筛选：对收集的材料进行鉴别，剔除重复、无保存价值或与本案无关的材料。

2.排列：严格按照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》及相关规定，结合案件类型（刑事、民事、行政、执行等）的特点，对材料进行系统、规范的排列。一般遵循“结论性材料在前，程序性材料在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后”的原则。

（二）编写页码与卷内目录

1.编写页码：用阿拉伯数字在有文字或图表的材料正面右上角、背面左上角逐页编写页码，空白页不编页码。页码应清晰、规范，不得有重号、漏号。

2.填写卷内目录：按照材料排列顺序，逐件填写卷内目录。目录内容包括序号、文号、责任者、材料题名、日期、页号、备注等。材料题名应准确概括材料内容，责任者应写明单位或个人全称。

（三）拟写案卷标题与装订

1.拟写案卷标题：案卷标题应简明扼要地反映案件的基本要素，包括当事人（或公诉机关）、案由、审理程序（或执行）、结案方式等。例如：“张三诉李四民间借贷纠纷一案民事一审诉讼档案”。

2.装订：

*去除材料中的金属物（如订书钉、回形针），对破损、褪色、字迹不清的材料应进行修补、复制或注明。

*采用三孔一线的方法装订，装订应牢固、整齐，不压字、不倒页。

*装订后，在案卷封面填写案号、案由、当事人、审理（执行）法院、审结（执结）日期、承办法官、书记员、页数、保管期限等信息，并加盖院印和骑缝章。

（四）填写备考表

在案卷末页填写备考表，注明卷内材料有无缺损、修改、补充，以及立卷人、检查人、立卷日期等信息。

四、案件档案的归档与保管

（一）归档

承办法官或书记员应在案件档案整理完毕后，填写《档案移交清单》，经部门负责人审核后，连同案卷一并向本院档案管理部门（以下简称“档案部门”）移交。档案部门接收人员应对案卷的完整性、规范性进行检查验收，核对无误后，双方在移交清单上签字，完成归档手续。

（二）库房管理

档案部门应按照《档案馆建筑设计规范》和档案管理的专业要求，