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采购流程标准化管理操作手册通用版

一、手册编制目的

为规范企业采购行为，保证采购活动合规、高效、透明，降低采购成本，防范采购风险，特制定本手册。本手册适用于企业各类采购场景，为各部门采购操作提供统一指引，保障采购流程标准化、规范化运行。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本手册适用于企业内部所有部门（包括生产部、行政部、市场部、项目部等）的采购活动，涵盖物料采购、服务采购、设备采购等各类采购类型。采购金额无论大小，均需遵循本手册规定的流程（紧急采购除外，需参考紧急采购专项说明）。

（二）典型应用场景

日常运营采购：如生产部门的原材料、辅料采购，行政部的办公耗材采购，市场部的宣传物料采购等。

项目专项采购：如新项目建设所需的设备、技术服务采购，研发项目的外协加工采购等。

固定资产采购：如办公设备、生产设备、运输工具等单价或批量金额达到固定资产标准的采购。

服务类采购：如咨询服务、维修服务、物流服务、保洁服务等非实物采购。

三、标准化操作流程详解

（一）需求提出与确认

发起需求：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》（见表1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等关键信息，经部门负责人*经理签字确认后，提交至采购部。

需求审核：采购部收到需求申请后，1个工作日内完成审核，重点核对需求合理性（如是否与预算匹配、规格是否明确）、必要性（如是否存在替代方案或库存满足可能），必要时与需求部门沟通确认。

需求变更：若审核不通过，采购部需注明原因并退回需求部门；若需求部门需调整需求，需重新提交申请表。

（二）采购方式确定与审批

选择采购方式：根据采购金额、物品/服务特性及企业制度，选择合适的采购方式：

公开招标：单次采购金额≥50万元（或达到企业公开招标标准）的采购项目，需通过公开招标方式选择供应商。

邀请招标：符合招标条件但供应商范围有限的，可邀请3家及以上合格供应商参与投标。

询价比价：单次采购金额5万-50万元（不含50万），或紧急采购、零星采购，需向不少于3家合格供应商询价，对比后选择性价比最优方案。

单一来源采购：只能从唯一供应商处采购（如专利产品、定制化服务）或发生不可预见的紧急情况，需经采购部负责人*总监及分管副总审批。

审批流程：采购方式确定后，采购部填写《采购方式审批表》（见表2），按权限逐级审批（如5万以下由采购部*总监审批，5万-20万由分管副总审批，20万以上由总经理审批）。

（三）供应商选择与管理

供应商寻源：

公开/邀请招标：通过企业供应商库、官方招标平台、行业推荐等渠道发布招标信息，收集供应商资料。

询价比价：从合格供应商库中筛选符合条件的供应商，或通过市场调研新增供应商（需填写《供应商新增申请表》，见表3）。

供应商资质审核：采购部对参与采购的供应商进行资质审查，包括营业执照、相关行业资质（如ISO认证、经营许可证）、财务状况、供货能力、质量体系认证等，保证供应商具备合法经营资格和履约能力。

供应商评估与选定：

招标项目：由评标小组（含采购部、需求部门、财务部、法务部代表）按评分标准（价格、质量、服务、信誉等）进行综合评审，确定中标供应商。

询价比价：对比供应商报价、交货期、付款条件、售后服务等，选定最优供应商，结果需在部门内部公示1个工作日。

供应商信息更新：采购部建立《供应商信息台账》（见表4），定期更新供应商资质、履约评价等信息，对不合格供应商及时清退。

（四）合同签订与执行

合同拟定：采购部根据采购结果与选定供应商协商，拟定采购合同，明确标的物名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间地点、验收方式、付款条件、违约责任等条款，合同文本需经法务部审核（金额≥10万元必审，10万元以下可部门交叉审核）。

合同审批：采购部填写《合同审批表》（见表5），附合同文本、供应商资质文件、采购结果证明等资料，按审批权限签字盖章（如10万以下由采购部*总监审批，10万-50万由分管副总审批，50万以上由总经理审批）。

合同签订与交底：审批通过后，由法定代表人或授权代表与供应商签订合同，采购部将合同副本抄送需求部门、财务部，并组织合同交底会议，明确双方责任及执行要求。

订单下达：采购部根据合同约定，向供应商下达《采购订单》（见表6），作为执行依据，订单内容需与合同一致。

（五）订单跟踪与交付

进度跟踪：采购专员*专员负责跟踪订单执行情况，定期与供应商沟通生产/备货进度，保证按期交付；若出现延期风险（如供应商产能不足、物流问题），需及时协调解决，必要时向需求部门及上级汇报。

交付验收：

供应商按订单交货后，需求部门需在2个工作日内组织验收，对照合同约定的规格、数量、质量标准进行核对，填写《到货验收单》（见表7），验收合格需需求部门负责人*经理签字确认；验收不合格需注明原因，