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采购需求分析及市场询价工作流程通用工具模板

一、适用工作情境

本流程适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于：生产原材料采购、办公设备/耗材采购、服务类项目采购（如咨询、运维）、固定资产采购等。当业务部门因新增业务、替换旧物资、补充库存等产生采购需求时，可通过本流程完成需求分析、市场调研、供应商比选及初步报价确认，保证采购活动合规、高效、经济。特别适用于需跨部门协作（如使用部门、采购部、财务部、技术部）的中小型企业或规范化管理需求较强的组织。

二、流程步骤详解

步骤1：采购需求发起与初步确认

责任主体：需求部门（如生产部、行政部）

操作说明：

需求部门根据业务目标（如新项目启动、设备故障维修、库存不足等），填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望到货日期、预算金额（如有）、用途说明及附件（如技术图纸、样品要求等）。

需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行初审，重点核查“是否为必需采购”“是否存在可替代方案（如租赁、内部调配）”等，签字确认后提交至采购部。

关键输出：《采购需求申请表》（含部门负责人签字）

步骤2：采购需求分析与合规性审查

责任主体：采购部（牵头）、财务部、技术部（如涉及技术参数）

操作说明：

采购部：接收需求后，1个工作日内完成需求完整性核查（如是否明确规格、数量、预算），对模糊信息（如“高功能电脑”未明确配置要求）与需求部门沟通补充；同步审查需求是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需招标）。

财务部：对需求部门提出的预算金额进行合理性评估，参考历史采购数据、市场价格波动趋势，确认预算是否在部门年度预算额度内，超预算需求需提交财务负责人审批。

技术部（如涉及复杂设备/服务）：对技术参数的可行性、先进性进行审核，避免参数过高导致成本浪费或过低影响使用，必要时组织技术论证会。

三部门联合确认后，输出《采购需求分析报告》，明确采购方式建议（如询价、比价、招标）、优先供应商范围（如合格供应商名录内企业）、特殊要求（如环保认证、交货期）。

关键输出：《采购需求分析报告》（含采购、财务、技术部会签意见）

步骤3：制定市场询价方案

责任主体：采购部

操作说明：

根据需求分析结果，确定询价范围：

若为标准化产品（如办公用品、通用设备），优先从公司《合格供应商名录》中筛选3家及以上供应商；

若为定制化产品/服务（如非标设备、软件开发），需通过行业展会、专业平台（如1688）、行业协会等拓展潜在供应商，保证至少3家有效报价方。

编制《询价通知书》，内容包括：供应商资质要求（如营业执照、相关行业资质）、报价截止时间、报价要求（需注明含税/不含税、运费、安装费等明细）、技术响应要求（如需提供样品或方案演示）、保密条款等。

询价通知书需经采购部负责人审批后，通过邮件、采购平台或书面形式发送至供应商。

关键输出：《询价通知书》（含审批记录）、《供应商询价名单》

步骤4：市场询价执行与信息收集

责任主体：采购部

操作说明：

在报价截止时间前2个工作日，向供应商发送询价提醒，保证供应商及时响应；对未回复的供应商进行电话跟进，必要时调整询价策略（如延长截止时间或补充供应商）。

收集供应商报价资料后，重点核对：

报价单是否按要求填写完整（含产品型号、数量、单价、总价、付款条件、交货期等）；

供应商资质文件是否齐全（如营业执照副本复印件、相关认证证书）；

技术方案是否符合需求参数（如定制化产品需提供详细配置说明）。

对报价异常（如远低于/高于市场均价）的供应商，要求其补充说明原因（如成本构成、品牌差异），避免恶意报价或信息遗漏。

关键输出：《供应商报价汇总表》（含报价单、资质文件复印件、异常情况说明）

步骤5：询价结果评估与供应商比选

责任主体：采购部（牵头）、需求部门、财务部

操作说明：

组织询价评估小组（成员包括采购专员、需求部门代表、财务专员），采用“综合评分法”进行比选，评分维度及权重参考：

价格（40%-60%）：符合预算前提下，最低价优先，或计算“性价比”（功能得分/价格）；

资质与信誉（20%-30%）：供应商行业口碑、合作案例、履约记录（如过往交货及时率、质量合格率）；

服务能力（10%-20%）：售后响应时间、质保期限、配送安装服务、技术支持等；

其他（如交货期、环保要求等，5%-10%）。

评估小组填写《供应商评估表》，明确各供应商得分及排名，形成《询价结果报告》，推荐1-2家候选供应商及备选方案（如第一供应商因故无法合作时，第二供应商的承接能力）。

关键输出：《供应商评估表》、《询价结果报告》（含评估小组签字）

步骤6：采购结果审批与订单下达

责任主体：采购部、审批领导（如采购总监、总经理）

操作说明：

采购部将《询价结果报告》《采购需求分析报告》《供应商报价单》等材