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多部门协作会议纪要及行动计划模板

适用工作场景

项目启动会：新产品研发、市场推广、流程优化等跨部门项目启动，明确目标与分工；

问题解决会：针对客户投诉、生产异常、流程卡点等需多部门协同解决的紧急议题；

阶段性复盘会：项目中期/末期总结，回顾成果与问题，规划后续行动；

资源协调会：涉及人力、预算、设备等跨部门资源调配的专项讨论。

全流程操作指南

一、会前准备：明确目标与基础信息

确定会议核心目标：组织者（通常为项目牵头人或部门负责人）需提前明确会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线分工”“解决供应链断货问题”），避免议题发散。

锁定参会部门与人员：根据议题涉及范围，通知相关部门（如产品部、研发部、市场部、运营部等），并指定每部门1-2名核心决策人或执行人（建议为部门主管或项目负责人），保证参会人员具备决策或推动执行的能力。

制定会议议程与材料：提前1-2天分发会议议程，明确每个议题的讨论时长、需输出的结论；同时同步相关背景资料（如项目计划书、问题数据报告、历史会议纪要等），帮助参会人提前准备。

确认会议形式与工具：根据需求选择线下会议室或线上会议（如腾讯会议、Zoom等），提前测试音视频设备；若需实时协作记录，可共享在线文档（如飞书文档、腾讯文档）。

二、会中记录：聚焦讨论与行动共识

开场与目标重申（5-10分钟）：主持人开场，简要说明会议目标、议程及时长规则，提醒“结论导向、避免争论”，保证会议高效。

逐项议题讨论（按议程顺序）：

每个议题由牵头人先介绍背景，再由各部门依次发言，记录人需同步记录“讨论要点”（如各部门提出的观点、分歧点）和“关键数据”（如客户投诉率、项目延期天数）；

主持人引导聚焦“解决方案”，而非问题责任归属，对分歧点组织现场讨论，必要时投票或由最终决策人（如项目负责人、分管领导）拍板。

明确决议事项与行动计划（每个议题结束后同步）：

决议事项：记录“最终结论”（如“同意调整研发排期，优先修复A模块bug”）；

行动计划：针对决议，明确“具体任务”“负责人”“完成时间”“交付物”（如“任务：完成A模块bug修复；负责人：*工（研发部）；完成时间：X月X日；交付物：测试通过报告”）。

总结与确认（最后5分钟）：主持人简要复述会议结论、行动计划，并请所有参会人员确认无异议，避免后续责任推诿。

三、会后整理：输出纪要与分发确认

24小时内完成纪要初稿：记录人根据会议记录，整理为结构化纪要，包含“会议基本信息”“议题讨论摘要”“决议事项”“行动计划”四部分，保证语言简洁、无歧义（如“研发部负责”改为“研发部*工负责”）。

内部审核与确认：初稿完成后，先提交主持人（或项目牵头人）审核，重点核对“行动计划”的负责人、时间、交付物是否准确；审核通过后，所有参会人员确认，若有异议需在4小时内反馈，逾期视为默认。

正式分发与归档：确认无误后，通过企业内部沟通工具（如企业钉钉）发送纪要，抄送各部门负责人及相关领导；同时将纪要（含最终版行动计划）归档至共享文件夹（如“项目资料-会议纪要”），方便后续查阅。

四、行动计划跟进：闭环管理与进度同步

建立跟踪机制：指定专人（如项目助理）作为“行动跟踪人”，每周更新“行动计划跟踪表”，同步各任务进度（如“进行中：已完成80%；延期：因供应链问题延迟”）。

定期复盘：根据任务周期，设置“周例会”或“双周复盘会”，重点跟踪延期任务（如“*工的A模块修复任务延迟，需协调测试资源支持”），推动问题解决。

闭环确认：任务完成后，负责人需提交交付物至共享文件夹，并在群内跟踪人；跟踪人核对无误后，在跟踪表中标记“已完成”，保证每个任务有始有终。

会议纪要及行动计划模板

表1：会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：“Q3新产品上线跨部门协调会”

会议时间

例：2023年X月X日14:00-16:00

会议地点/形式

例：公司3楼会议室/线上会议（腾讯会议号：*）

主持人

例：*经理（产品部）

记录人

例：*助理（运营部）

参会部门及人员

例：产品部（经理、工）、研发部（主管、工）、市场部（经理、工）、运营部（*主管）

会议目标

例：明确Q3新产品上线时间节点、各部门分工及资源需求

表2：议题与讨论记录表

序号

议题名称

讨论要点（摘要）

关键结论/决议

1

产品上线时间节点确认

研发部：核心功能开发需15天，测试需5天；市场部：需预留10天预热时间。

确定上线时间为X月X日，研发部X月X日前完成开发，X月X日前完成测试。

2

市场推广资源协调

市场部需设计部支持海报素材，运营部需配合社群引流。

设计部工负责海报素材，X月X日前提交；运营部主管负责社群预热方案，X月X日前定稿。

3

供应链风险应对

供应商反馈芯片短缺，可能影响生产。

采购部工联系备用供应商，X月X日前反馈方案；产品部经理同步调