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工程项目用印申请及管理手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司工程项目印章的使用与管理，确保印章使用的安全、合规与高效，防范经营风险，保障公司及项目的合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部印章管理规定，结合工程项目实际运作特点，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于公司所有在建、新建及收尾工程项目的各类印章（以下统称“项目印章”）的申领、刻制、保管、使用、变更、废止及归档等管理活动。公司派驻工程项目的所有部门及人员，在涉及项目印章使用与管理时，均须遵守本手册规定。

1.3印章定义与分类

本手册所称项目印章，是指公司为保障工程项目顺利实施，根据项目管理需要，在工程项目所在地或公司内部刻制并授权项目部使用的，代表公司或项目部特定职能的印鉴。主要包括但不限于：

*项目公章：用于以项目部名义发出的非合同类正式文件、函件等。

*项目合同专用章：用于以公司名义或项目部名义在授权范围内签订的项目相关合同、协议等。

*项目技术专用章：用于项目技术文件、图纸、变更洽商、技术核定单等技术类文件的签署。

*项目财务专用章（若有）：用于项目特定财务往来业务，其管理应同时遵守公司财务管理制度。

*其他专项用章：根据项目特殊需要，经公司批准刻制的具有特定用途的印章。

第二章组织与职责

2.1公司层面管理部门

公司行政部（或指定的印章管理部门，下同）是项目印章的归口管理部门，主要职责包括：

*负责项目印章刻制的审批与监督。

*制定和完善项目印章管理相关制度。

*对各项目部印章管理工作进行指导、检查与考核。

*负责项目印章的备案、变更、废止及归档的最终审核。

*参与项目印章遗失、滥用等突发事件的处理。

2.2项目部层面管理

项目部是项目印章使用和日常管理的直接责任单位。项目部应明确一名项目领导（通常为项目经理或其授权副职）作为项目印章管理的第一责任人，并指定专人（通常为项目综合管理员或办公室文员）担任项目印章管理员，负责印章的日常保管、使用登记和用印审核。

2.2.1项目经理（或授权负责人）职责

*对项目部印章的安全、合规使用负全面领导责任。

*审批或授权审批项目部的用印申请。

*确保项目部严格执行公司印章管理规定。

*任命项目印章管理员，并对其工作进行监督。

*在发生印章管理异常情况时，及时上报公司并采取应急措施。

2.2.2印章管理员职责

*妥善保管项目印章，确保印章安全，防止被盗、遗失或滥用。

*严格按照本手册及审批权限规定，审核用印申请，核对审批手续。

*负责用印登记，详细记录用印情况。

*规范用印操作，保证印迹清晰、位置规范。

*定期检查印章状况，发现问题及时报告。

*不得擅自将印章交予他人代管或使用。

*项目结束或印章废止后，负责将印章按规定上缴公司。

2.2.3用印申请人职责

*如实填写《用印申请单》，对申请用印文件的真实性、合法性、完整性负责。

*按照规定流程提交用印申请，获取相应审批。

*在用印完成后，妥善保管已用印文件。

*对用印文件内容产生的一切责任承担相应后果。

第三章用印申请与审批流程

3.1用印申请

凡需使用项目印章的文件，申请人均须提前填写《工程项目用印申请单》（见附件一）。申请单应清晰、准确填写以下内容：

*用印文件名称及编号（如有）。

*用印份数。

*用印事由及依据。

*接收单位或部门。

*紧急程度。

*申请人及联系方式。

*申请日期。

3.2审批权限

项目印章的使用审批实行分级授权制度，具体权限划分由公司统一规定或由项目经理根据项目实际情况在公司授权范围内制定，并报公司行政部备案。一般原则如下：

*常规文件：如项目内部管理文件、一般性通知、函件（非重大事项）等，由项目相关业务部门负责人审核，项目经理（或其授权负责人）审批。

*重要文件：如项目对外合同、协议（在公司授权范围内）、重要对外承诺、涉及较大经济利益或法律风险的文件等，须由项目经理审核，并按公司规定报请公司相关职能部门（如合约部、法务部）及分管领导审批。

*技术文件：如施工组织设计、专项施工方案、技术交底、图纸会审记录、工程变更单等，由项目技术负责人审核，项目经理审批。

*特殊情况：如遇紧急情况需立即用印，而审批人暂时无法履行审批职责时，申请人可通过电话、即时通讯工具等方式向审批人请示，经批准后先用印，但须在事后24小时内补办书面审批手续，并在《用印登记薄》中注明情况。

3.3审批流程

1.申请人提交：申请人填写《用印申请单》，并附上需用印的文件原件及相关支撑材料，提交给本部门负责人审核。

2.部门