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会议纪要记录格式及要求手册

前言

会议纪要是对会议过程、核心内容及行动事项的规范化记录，是保证信息传递准确、责任分工明确、工作闭环管理的重要工具。本手册旨在明确会议纪要的标准格式、记录要求及操作流程，帮助各岗位人员高效、准确地完成会议纪要制作，提升会议成果的落地执行效率。

一、适用情境与价值体现

（一）适用场景

本手册适用于各类组织内部需形成书面记录的会议场景，包括但不限于：

决策型会议：如战略规划会、年度目标会、预算审批会等，需重点记录决议事项、责任主体及完成时限；

项目推进会议：如项目启动会、周例会、阶段复盘会等，需聚焦进度汇报、问题讨论及行动计划；

跨部门协调会议：如资源对接会、流程优化会等，需明确协作分工、接口人及协同节点；

信息传达会议：如政策宣贯会、工作部署会等，需准确传达核心指令及执行要求。

（二）核心价值

信息留存：避免因口头传达导致的信息偏差，为后续工作追溯提供依据；

责任明确：通过“决议事项+负责人+完成时限”的固化，推动责任到人；

效率提升：标准化格式减少记录混乱，便于参会人员快速掌握会议成果；

管理闭环：结合待办事项跟踪机制，保证会议部署的工作件件有落实。

二、会议纪要全流程操作指引

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议核心

提前1-2天向会议组织者或主持人确认会议主题、目标、议程及预期成果（如是否需形成决议、待办事项）；

知晓参会人员范围（核心决策人、执行部门接口人等），判断发言内容的权重。

准备记录工具

电子化记录：优先使用会议纪要模板（见第三章）在电脑或平板中直接填写，支持实时编辑及后续格式调整；

备用工具：准备录音设备（需提前征得主持人及参会人员同意）、笔记本（用于记录临时补充的关键信息），避免设备故障导致记录中断。

梳理背景资料

收集与会议议题相关的过往资料（如上次会议纪要、项目进度报告、待讨论的方案草案），提前熟悉内容，便于快速理解会议context及专业术语。

（二）会中记录：抓取核心信息

聚焦关键内容

议题与结论：按议程顺序记录每个议题的讨论过程，重点提炼最终结论（避免逐字记录发言，需概括核心观点）；

决议与行动：对会议明确的决议事项（如“同意通过方案”）需完整记录，对行动类内容需同步标注“负责人（某某）”及“完成时限”（如“某某部门需在X月X日前提交预算初稿”）；

争议与待议：对未达成一致或有待进一步讨论的内容，需标注“待确认事项”并记录分歧点（如“关于问题，A部门建议，B部门建议，需下次会议明确”）。

规范记录方法

符号标注：使用“△”标记决议事项、“○”标记待办事项、“？”标记存疑内容，提升记录效率；

人名替代：参会人员姓名用“某某”代替（如“市场部经理表示”），避免全名记录导致信息泄露；

数据准确：涉及数据（如预算金额、时间节点、百分比）需当场与发言人核对，保证无误。

保持客观中立

禁止在纪要中添加个人观点或情绪化表述（如“*某某的建议不合理”），仅记录客观事实及发言要点；

对多方观点需平衡呈现，避免突出某一方的表述而忽略其他意见。

（三）会后整理：完善与审核

初稿撰写

会议结束后2小时内完成初稿整理，按照“会议基本信息-议程讨论-决议事项-待办事项-会议总结”的结构梳理内容；

补充会中未记录的细节（如通过附件展示的方案名称、引用的文件编号），保证信息完整。

核对与补充

与主持人核对初稿，重点确认决议事项、待办内容及负责人是否准确无误；

对存疑信息（如未明确的完成时限、待确认的协作部门）及时与相关人员沟通补充，避免模糊表述。

定稿与分发

经主持人审核无误后，形成正式会议纪要（建议添加“会议纪要”字样及编号，如“会议纪要〔2023〕号”）；

在会议结束后24小时内，通过内部协作工具（如企业OA系统）将纪要分发给所有参会人员及需知悉的部门，并同步归档至指定文件夹（按“年-月-会议类型”分类）。

三、标准化会议纪要模板

会议基本信息表

项目

内容

会议名称

（例：2024年Q3产品规划推进会）

会议时间

（例：2023年7月15日14:00-16:30）

会议地点

（例：公司总部301会议室/线上会议（内部系统））

主持人

（例：*总经理）

记录人

（例：*行政专员）

参会人员

（例：市场部经理、研发部主管、财务部专员、运营组代表）

缺席人员及原因

（例：*产品经理（因公出差），已提前提交书面意见）

会议议程

1.Q2产品复盘汇报；2.Q3产品方案讨论；3.资源分配与预算审批；4.其他事项

议题讨论与决议记录表

议题编号

议题名称

讨论摘要（核心观点、争议点）

决议事项/结论

待办事项

1.1

Q2产品复盘汇报

研发部主管：Q2用户留存率达85%，但功能A使用率低于预期；市场部经理：推广渠道转化成本上升15%

通过Q2复盘报告，明确功能A优化方向及推广渠道调整策略