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采购申请与审批流程标准化工具：供应商选择与成本控制指南

一、工具应用背景与核心价值

在企业采购管理中，采购申请与审批的规范性直接影响运营效率、成本控制及风险防范。本工具聚焦“供应商选择”与“成本控制”两大核心，适用于企业日常办公物资采购、生产原料采购、服务外包采购等多种场景，尤其适合需要跨部门协同、多级审批的中小型及集团化企业。通过标准化流程设计，可实现需求明确化、供应商评估客观化、成本控制精细化，降低采购成本约10%-20%，同时减少因流程混乱导致的资源浪费与合规风险。

二、标准化操作流程（全8步）

步骤1：采购需求发起与明确

操作主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部）

动作描述：

需求部门根据业务需求，填写《采购需求明细表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、期望交付时间、预算金额（需参考历史成本或市场均价）及用途说明；

对于复杂采购（如大型设备、定制化服务），需附《技术需求说明书》或《服务方案要求》，保证供应商理解需求细节；

需求部门负责人*对需求合理性（必要性、预算匹配度）进行初审，签字确认后提交至采购部。

输出成果：《采购需求明细表》（含附件）

步骤2：采购需求合规性审核

操作主体：采购部、财务部

动作描述：

采购部审核需求是否符合企业采购政策（如是否属于集中采购目录、是否达到招标限额）、规格描述是否清晰、预算是否在部门年度预算范围内；

财务部重点审核预算准确性，参考历史采购数据及市场价格波动，判断预算是否合理，必要时与需求部门沟通调整；

审核通过后，采购部根据采购金额及类型（如小额采购、框架协议采购、招标采购）确定供应商寻源方式。

输出成果：《采购需求审核意见表》（采购部、财务部签字）

步骤3：供应商寻源与信息收集

操作主体：采购部

动作描述：

根据采购需求类型，通过企业合格供应商库、行业平台推荐、公开招标、邀请招标等方式筛选潜在供应商；

向供应商索取《供应商资质文件》（包括营业执照、相关行业资质证书、质量体系认证、过往合作案例等），保证供应商具备合法经营能力；

对于金额较大或关键物料采购，需对供应商进行初步背景调查（如经营年限、市场口碑、履约能力）。

输出成果：《潜在供应商名单》《供应商资质文件清单》

步骤4：供应商评估与筛选

操作主体：采购部、需求部门、技术部（如需）

动作描述：

采购部组织评估小组（含需求部门、技术部专家），根据《供应商评估评分表》对供应商进行量化打分，评估维度包括：

资质合规性（20%）：是否具备必备资质，证书是否在有效期内；

价格竞争力（30%）：报价是否合理，与市场均价对比；

质量保障能力（25%）：质量检测流程、不良品率、售后响应速度；

履约能力（15%）：交付周期、产能匹配度、过往合作履约记录；

服务水平（10%）：技术支持、培训服务、沟通效率。

评分≥80分为合格供应商，按得分高低排序，选取前3名进入询价环节；若合格供应商不足3名，需扩大寻源范围并重新评估。

输出成果：《供应商评估评分表》《合格供应商短名单》

步骤5：询价比价与成本分析

操作主体：采购部、财务部

动作描述：

采购部向合格供应商短名单中的供应商发出《询价函》，明确报价要求（含报价有效期、是否含税、交付方式、付款条件等）；

收集供应商报价后，填写《询价比价表》，对比不同供应商的价格、付款周期、附加费用（如运输费、安装费）；

财务部结合采购数量、市场价格波动、长期合作折扣等因素，分析报价合理性，测算“综合采购成本”（含隐性成本如质量风险成本、延迟交付成本），提出成本优化建议。

输出成果：《询价比价表》《成本分析报告》

步骤6：采购审批与决策

操作主体：采购部、需求部门、分管领导、总经理（根据金额分级）

动作描述：

采购部汇总《采购需求明细表》《供应商评估评分表》《询价比价表》《成本分析报告》，形成《采购审批请示单》，按审批权限逐级报批：

金额≤1万元：需求部门负责人、采购部经理审批；

1万元＜金额≤5万元：分管副总*审批；

金额＞5万元：总经理*审批；

审批通过后，确定最终供应商；若未通过，采购部需根据审批意见调整方案（如重新询价、降低预算）并重新报批。

输出成果：《采购审批请示单》（含各级签字）

步骤7：合同签订与订单下达

操作主体：采购部、法务部（如需）、供应商

动作描述：

采购部与供应商签订《采购合同》，明确双方权利义务，包括：物品/服务规格、数量、价格、交付时间与地点、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任等；

合同需经采购部经理、法务部（如需）审核，重大合同需经总经理签字盖章；

签订合同后，采购部向供应商下达《采购订单》，作为交付依据，同时抄送需求部门、财务部。

输出成果：《采购合同》《采购订单》

步骤8：交付验收与成本复盘

操作主体：需求部门、采购部、财务部

动作描述：

供应商按订单交付