沟通协作会议流程与会议纪要模板.docVIP

内部沟通协作会议流程与会议纪要工具模板

一、适用情境

项目启动会：明确项目目标、分工、时间节点及风险预案；

跨部门协调会：解决资源冲突、流程卡点，推动跨团队协作；

问题复盘会：针对已发生的项目偏差、客户投诉或流程漏洞，分析原因并制定改进措施；

阶段性总结会：回顾阶段性成果、未达项，调整下一阶段计划；

专项任务推进会：聚焦具体任务（如新产品上线、系统迭代），同步进展并解决实时问题。

二、会议全流程操作指南

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心目的与议题

召集人需明确会议要解决的核心问题（如“确定Q3市场推广方案”“解决研发与测试环节的接口对接问题”），避免泛泛而谈。

围绕核心目的拆解具体议题，建议每个议题聚焦单一目标，数量控制在3-5个，避免超时。

确定参会人员与角色分工

必需角色：主持人（把控流程、引导讨论）、记录人（实时记录讨论要点、决议及行动项）、相关决策人（拥有拍板权限的负责人）、执行人（需落实具体任务的成员）。

邀请原则：仅邀请与议题直接相关的人员，避免无关人员参会；若需信息同步，可会后分发纪要而非强制参会。

准备会议材料

召集人提前1-2天将议题背景、数据报表、待讨论方案等材料发给参会人员，保证大家提前熟悉内容，提高会议效率。

材料命名规范：“会议名称-议题-日期”（如产品V3.0需求评审-会议材料”）。

发送会议通知

通知内容需包含：会议名称、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（线上会议需附会议/ID）、议题概要、参会人员、会前准备材料（若有）。

示例：“【会议通知】关于Q3市场推广方案评审的会议：时间5月22日14:00-15:30，地点3楼会议室A，议题1.方案初稿汇报2.预算评审3.渠道资源协调，请提前查阅附件《Q3推广方案（初稿）》，参会人员：市场部、销售部、财务部*。”

（二）会中执行：聚焦目标，高效推进

开场与议程确认（5分钟内）

主持人开场，明确会议目的、预计时长及议程顺序。

确认参会人员到齐情况，询问是否有需临时增减的议题（建议不新增复杂议题，避免偏离主线）。

议题逐一讨论（核心环节，控制单议题时长）

主持人引导：按议程顺序推进每个议题，先由负责人简要汇报背景/现状（3-5分钟），再开放讨论。

讨论原则：鼓励发言，但需围绕议题，避免跑题；对分歧较大的问题，先记录不同观点，不急于下结论，留待后续决策环节。

工具辅助：若涉及方案对比，可使用白板、投票器等工具直观呈现结果（如“对方案A/B的投票：支持A-5人，支持B-3人”）。

形成决议与行动项

每个议题讨论结束后，主持人需总结共识，明确决议内容（如“同意采用方案B，预算控制在10万元内”）。

对未达成共识的议题，明确下一步动作（如“需财务部*在5月25日前补充成本测算，再次讨论”）。

行动项记录要点：任务描述（具体做什么）、负责人（唯一责任人，避免多人负责）、协助人（若有）、截止时间（精确到日期）、交付标准（如“输出《用户调研报告》包含3个核心结论”）。

会议总结（5分钟内）

主持人简要复述本次会议的核心决议、关键行动项及负责人、截止时间。

确认后续安排（如“下次会议定于5月29日14:00，同步行动项进展”）。

（三）会后跟进：闭环管理，保证落地

整理会议纪要（24小时内完成）

记录人根据会中笔记，整理会议纪要，内容需客观、简洁，突出决议和行动项，避免冗长描述。

纪要完成后，先交主持人审核，确认无遗漏或偏差，再发送给参会人员。

分发与确认（审核后2小时内）

通过企业即时通讯工具（如钉钉、企业）或邮件发送纪要，抄送所有参会人员及相关方（如需）。

附加说明：“请确认纪要内容是否准确，如有异议请在2小时内反馈，逾期视为默认。”

跟踪行动项落实

负责人需在截止时间前完成任务，并在协作工具（如项目管理软件）中更新进度。

主持人/记录人定期（如每周）跟进行动项完成情况，对逾期未完成的，及时沟通原因并协调资源。

存档会议记录

会议纪要、材料、签到表等统一归档至指定位置（如企业共享文件夹“会议记录-2024年-5月”），保存期限不少于1年，便于后续查阅。

三、会议纪要标准模板

会议纪要

会议基本信息

会议名称

会议编号（可选）

时间

年月日时分-时分

地点

主持人

*

记录人

参会人员

、、、（列出所有参会人员姓名/部门）

缺席人员及原因

会议议程与讨论要点

议题序号

议题名称

讨论内容摘要（关键观点、分歧点）

1

议题1：XX项目需求评审

背景：项目目标为…汇报人：方案包含3个模块，预算XX万讨论：提出需增加XX功能，*认为预算超支，建议简化XX模块分歧点：是否增加XX功能

2

议题2：跨部门资源协调

背景：研发部需测试部支持XX功能测试（测试部）：当前人力紧张，需延后3天（研发部）：会影响整体进度，建议协调外部资