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合同审批与管理包

一、适用范围与典型场景

日常经营类合同：采购合同（原材料、设备采购）、销售合同（产品/服务销售）、服务合同（咨询、维修、外包服务）等；

协作管理类合同：跨部门合作协议、项目合作合同、联合研发合同等；

专项事务类合同：劳动合同、保密协议、租赁合同、借款合同等。

通过标准化模板与流程，可统一合同管理标准，提升审批效率，防范法律风险与操作漏洞。

二、合同全流程操作指南

（一）合同发起与申请

发起主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理、项目负责人等）。

操作步骤：

第一步：根据业务需求，准备合同草案及附件（如对方主体资质文件、报价单、技术规格书、会议纪要等），保证内容完整、数据准确。

第二步：填写《合同审批申请表》（模板见“核心清单”），明确合同名称、对方主体、合同金额、履行期限、核心条款（如付款方式、违约责任）及所需审批层级。

第三步：将合同草案、附件及《合同审批申请表》提交至部门负责人进行初审。

关键要求：合同内容需符合公司业务规则，金额、数量等关键信息与附件一致；对方主体为企业的，需提供营业执照复印件（加盖公章）及法定代表人证件号码明，为自然人的，需提供证件号码复印件。

（二）部门初审

审核主体：业务部门负责人。

审核内容：

合同必要性：是否符合部门年度计划或业务需求，是否存在重复签约、超预算等情况；

业务条款：标的物描述、质量标准、交付时间、付款方式等是否与业务约定一致；

附件完整性：资质文件、报价单等附件是否齐全、有效。

操作输出：

审核通过：在《合同审批申请表》“部门初审意见”栏签字确认，转交至下一审批环节（如法务审核、财务审核）；

审核不通过：注明修改意见，退回经办人调整后重新发起。

（三）法务审核

审核主体：法务部门（或指定法务负责人）。

审核内容：

合法性：合同主体是否适格，条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销风险；

风险点：违约责任是否明确、公平，争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖约定是否清晰，知识产权、保密条款是否完整；

文规范性：合同文本结构是否严谨，术语是否准确，无歧义。

操作输出：

审核通过：在《合同审批申请表》“法务审核意见”栏签字确认，转交至管理层审批；

审核不通过：出具《合同评审意见表》（模板见“核心清单”），列明具体修改建议（如“违约责任需增加‘逾期付款按日万分之五支付违约金’”），经办人根据意见修改后重新提交法务审核。

（四）管理层审批

审批主体：根据合同金额及重要性分级审批（示例）：

金额≤5万元：部门负责人+分管副总审批；

5万元＜金额≤50万元：部门负责人+分管副总+总经理审批；

金额＞50万元：部门负责人+分管副总+总经理+董事长审批。

审批内容：

合同与公司战略、经营目标的契合度；

成本效益分析：合同金额是否合理，投入产出比是否匹配；

重大风险：对合作方履约能力、市场环境等风险的评估。

操作输出：

审批通过：在《合同审批申请表》“管理层审批意见”栏签字确认，进入用印环节；

审批不通过：注明不予批准理由（如“超出年度预算，需重新规划”），流程终止。

（五）用印与签订

操作主体：行政部（或指定用印管理员）。

操作步骤：

第一步：经办人持审批通过的《合同审批申请表》、合同最终版及《合同用印申请表》（模板见“核心清单”）至行政部申请用印；

第二步：用印管理员核对审批手续是否齐全、合同文本是否与审批版本一致，确认无误后加盖公司公章或合同专用章（严禁空白合同用印）；

第三步：用印后，行政部留存1份合同正本，经办人持剩余正本与对方签订合同，签订时需保证双方签字（盖章）处清晰、日期准确。

（六）履行跟踪与归档

履行跟踪：

责任主体：业务部门经办人，配合财务、法务部门；

操作内容：建立《合同履行跟踪表》（模板见“核心清单”），记录合同履行关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点），定期更新履行状态，对逾期未履行或存在履行风险的，及时上报并启动应对措施（如催告、协商变更）。

归档管理：

归档时间：合同签订后3个工作日内；

归档内容：合同正本、审批流程文件（《合同审批申请表》《合同评审意见表》等）、附件（资质文件、报价单等）、履行记录（验收报告、付款凭证等）；

归档方式：行政部对合同正本进行统一编号、登记（使用《合同台账登记表》，模板见“核心清单”），存入档案柜；电子版同步至公司管理系统，加密存储，保证信息安全。

三、核心清单

（一）《合同审批申请表》

字段名称

填写说明

合同编号

按规则编制（如“年份-部门代码-序号”，示例：2024-CG-001）

合同名称

与合同文本标题一致（示例：“办公设备采购合同”）

甲方（我方）信息

公司全称、统一社会信用代码、法定代表人、联系人、联系方式

乙方（对方）信息

对方全称（或姓名）、统一社会信用代码（或证件号码号）、法定