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企业员工离职手续办理规范流程

一、总则

员工离职是企业人才流动中的正常现象，规范、有序的离职手续办理流程，不仅能够保障企业与员工双方的合法权益，维护企业正常的运营秩序，还能妥善处理好员工在职期间积累的工作成果、资料信息及公司财物等重要事项，同时也体现了企业的人文关怀与管理水平。本流程旨在为企业人力资源部门及相关管理人员提供清晰、可操作的指引，确保离职手续办理过程的顺畅与高效。

二、离职申请与沟通

（一）离职申请提交

员工若有离职意向，应提前以书面形式向其直接上级提交《离职申请书》。申请书需载明离职意向、预计最后工作日期（通常应符合劳动合同中关于提前通知期的约定或公司相关规定）及简要离职原因。若员工因特殊情况无法提前提交书面申请，应尽可能提前与上级沟通，并在事后及时补全书面材料。

（二）离职面谈与沟通

1.直接上级初步沟通：收到员工离职申请后，直接上级应尽快与员工进行首次面谈。目的在于了解员工离职的真实原因，听取员工对工作、团队、公司管理等方面的意见与建议，并判断是否存在挽留的可能性及必要。

2.人力资源部门介入：对于关键岗位员工、核心技术人员或有特殊情况的离职，人力资源部门应参与面谈。HR可从更宏观的角度与员工沟通，进一步核实离职原因，解释相关政策，并代表公司表达立场。若公司认为该员工确有挽留价值，可在此环节探讨具体的挽留方案。

3.明确离职意愿：经过充分沟通后，若员工去意已决，双方应就离职决定达成共识，并明确最后工作日期。直接上级需在《离职申请书》上签署意见，随后提交至人力资源部门及相关管理层进行审批。

（三）离职审批

人力资源部门收到经直接上级签署意见的《离职申请书》后，应按照公司规定的审批权限，提交给相应层级的管理人员进行审批。审批过程中，若对离职申请有异议或需进一步了解情况，相关审批人员可与员工或其上级进行沟通。审批完成后，人力资源部门应及时将审批结果书面或口头通知员工本人及其直接上级。

三、工作交接

工作交接是离职流程中的核心环节，直接关系到离职后原岗位工作的连续性和公司财产、信息的安全。

（一）制定交接计划

在明确最后工作日期后，由直接上级指导离职员工制定详细的《工作交接计划》，明确交接内容、交接对象（接收人）、完成时限及监交人（通常为直接上级或指定人员）。交接计划应尽可能详尽，涵盖员工手头所有未完成工作、已完成但需后续跟进的工作、日常工作职责、关键业务联系人等。

（二）执行工作交接

离职员工应严格按照《工作交接计划》，在监交人的监督下，与接收人逐项进行工作交接：

1.工作内容交接：向接收人详细介绍各项工作的进展情况、工作标准、注意事项、关键节点及后续计划。确保接收人能够独立接手工作。

2.资料文件交接：包括但不限于各类纸质文档、电子文档、项目资料、客户资料、技术文档、操作手册等。所有交接资料应整理有序，并列出清单，双方签字确认。电子版资料应确保接收人能够顺利获取和访问。

3.物品交接：公司配发的办公设备（如电脑、手机、U盘、办公家具等）、办公用品、工牌、门禁卡、钥匙、公司印章（若有）、涉密载体等。交接时需核对物品数量及完好状况，在《物品交接清单》上签字确认。

4.系统权限交接/注销：协助IT部门或相关负责人，办理公司内部系统账号、邮箱、业务系统权限的交接或注销手续。

5.其他未尽事宜：任何与工作相关的、未在上述条款中列明但对后续工作有重要影响的事项。

（三）交接确认

工作交接完成后，《工作交接计划》及各项交接清单（工作、资料、物品）需经交接人、接收人、监交人三方签字确认，并提交人力资源部门存档。确保所有交接事项无遗漏、无异议。

四、离职手续办理

在完成工作交接的同时或之后，员工需到人力资源部门及其他相关部门办理离职手续。

（一）人力资源部门手续

1.离职信息确认：HR核对员工离职日期、工作年限、薪资结算周期等基础信息。

2.劳动合同解除/终止确认：双方确认劳动合同解除或终止的具体日期及相关事宜，签署《劳动合同解除/终止协议书》（若适用）。

3.薪酬福利结算：明确员工最后工作日期的薪资、未休年假工资、加班工资等的结算方式及支付时间。

4.社保公积金处理：告知员工离职后社保、公积金的停缴时间、转移手续办理流程及所需材料。

5.竞业限制与保密协议：对于签订了竞业限制协议或保密协议的员工，HR需再次明确其在离职后应履行的相关义务。

6.离职证明开具：在员工办妥所有离职手续后，人力资源部门应按照国家相关规定，为员工出具《解除/终止劳动合同证明书》（即离职证明）。

（二）财务部门手续

1.借款清还：员工如有向公司借款，需在离职前还清。

2.费用报销：员工在职期间发生的、符合公司规定的未报销费用，应及时整理票据，按流程办理报销。

3.其他财务往来结算：确保与公