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高校行政人员文书写作规范指导

引言：文书写作在高校行政管理中的基石作用

在高等院校的日常运作与管理体系中，行政文书扮演着不可或缺的角色。它是传达政策、部署工作、沟通信息、记录过程、规范行为、留存档案的重要载体，其质量直接关系到行政管理效率、决策执行效果乃至学校的整体形象与声誉。作为高校行政人员，具备扎实的文书写作能力，不仅是履职尽责的基本要求，更是提升个人职业素养、赋能高效管理的关键技能。本指导旨在结合高校行政管理工作的实际需求，从文书写作的基本原则、常见类型、结构要素、语言规范及写作技巧等方面，提供系统性的规范与建议，以期帮助高校行政人员提升文书写作水平，确保行政工作的顺畅与高效。

一、高校行政文书写作的基本原则

高校行政文书的特殊性在于其兼具政策性、规范性、严肃性与服务性。因此，写作时需严格遵循以下基本原则：

（一）准确规范，依法行政

行政文书往往承载着政策传达、指令下达或事项审批的功能，内容必须与国家法律法规、上级主管部门及学校内部的规章制度保持高度一致。遣词造句务必精准，避免歧义，确保信息的权威性和严肃性。格式上要符合国家及学校关于公文处理的相关规定，不随意创新，不自行其是。

（二）实事求是，客观公正

文书内容必须基于事实，真实反映情况，准确汇报工作，客观分析问题。无论是总结成绩、反映问题还是提出建议，都应秉持公正立场，不夸大、不拔高、不回避、不歪曲，确保文书的可信度与说服力。

（三）简洁明了，注重实效

行政工作讲究效率，文书写作亦应如此。行文力求简明扼要，直奔主题，避免空话、套话、冗余信息。结构要清晰，逻辑要严密，让读者能够快速抓住核心内容，理解意图，确保文书能够有效解决实际问题，推动工作落实。

（四）主题突出，逻辑严密

每一篇文书都应有明确的主题和核心意图。写作前需构思清晰，围绕主题组织材料，安排结构。论证或说明过程中，逻辑要严谨，层次要分明，确保观点明确，论据充分，论证有力。

（五）称谓得体，语气得当

行政文书的读者对象多样，包括上级领导、同级部门、下级单位或师生员工。行文时应根据不同的行文关系和对象，使用恰当的称谓和语气。对上应谦逊尊重，对下应明确规范，同级之间应友好协商。

二、常见高校行政文书类型及写作要点

高校行政文书种类繁多，以下介绍几种最常用的文书类型及其写作要点：

（一）通知

通知是高校行政管理中使用最广泛的文种，用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。

*标题：通常由发文机关、事由和文种组成，如“关于举办XX培训的通知”。力求准确概括，简洁醒目。

*主送机关：明确通知的接收单位或人员范围。

*正文：一般包括发文缘由、具体事项、执行要求三部分。事项部分需条理清晰，可分点列出；执行要求需明确时限、责任主体等。

*落款：发文单位全称和成文日期。

（二）报告

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

*标题：简明扼要，体现报告核心内容，如“关于XX工作进展情况的报告”。

*主送机关：通常为直接上级机关。

*正文：开头可简要说明报告的目的或依据；主体部分详细阐述工作开展情况、取得成效、存在问题、经验教训等；结尾常用“以上报告，请审阅”或“特此报告”。报告中不得夹带请示事项。

（三）请示

请示适用于向上级机关请求指示、批准。

*标题：明确请示事项，如“关于申请XX经费的请示”。

*主送机关：一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄送形式。

*正文：包括请示缘由（为什么请示，即背景、依据、必要性）、请示事项（请求批准什么、指示什么，需具体明确）、请示结语（如“妥否，请批示”、“以上请示，请予审批”）。一事一请示。

（四）函

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

*标题：明确函的性质和内容，如“关于商请协助XX工作的函”、“关于XX问题的复函”。

*主送机关：与本单位无隶属关系的机关。

*正文：商洽函需说明事由、商洽事项；询问函需明确询问的问题；答复函应针对来函内容逐一回应。语气应平和、礼貌。

（五）会议纪要

会议纪要是记载会议主要情况和议定事项的文书。

*标题：一般为“XX会议纪要”。

*正文：开头写明会议基本情况（会议名称、时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、记录人、会议议题）；主体部分概述会议讨论情况、形成的一致意见或决议事项（需明确责任单位、完成时限）；结尾可提出贯彻落实要求。纪要应客观、准确、简明，忠实于会议原貌。

三、行政文书的结构与语言规范

（一）结构规范

1.标题：准确、简洁、规范，避免使用模糊或口语化词语。

2.主送机关：根据行文关系和内容