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合同管理流程与模板规范手册

一、手册目的与适用范围

本手册旨在规范企业合同全生命周期管理，明确各环节职责分工与操作标准，降低合同履约风险，保障企业合法权益。适用于企业各部门在采购、销售、合作、服务等业务场景中涉及的合同起草、审核、签署、履行、归档等管理活动，覆盖合同从需求发起至终止的全流程管控。

二、核心业务场景说明

（一）采购类合同场景

适用于原材料采购、设备采购、服务外包等业务，需明确采购标的、数量、质量标准、交付时间、付款方式及违约责任。例如：生产部门需采购一批原材料，需发起合同需求并起草采购合同。

（二）销售类合同场景

适用于产品销售、服务提供等业务，需约定销售范围、价格条款、交付验收、售后服务及知识产权归属。例如：销售部门与客户签订产品销售合同，明确交货地点与质保期。

（三）合作类合同场景

适用于项目合作、技术开发、联营等业务，需约定合作双方权利义务、利益分配、风险承担及合作期限。例如：公司与外部机构联合开展研发项目，需签订技术合作协议。

（四）服务类合同场景

适用于咨询服务、运维服务、劳务服务等业务，需明确服务范围、服务标准、服务期限、费用结算及保密义务。例如：行政部门委托第三方提供办公设备运维服务，需签订服务合同。

三、合同全生命周期管理流程

（一）需求发起与审批

需求提出

业务部门根据业务需求，填写《合同需求申请表》（模板见第四章），明确合同类型、对方主体信息、核心需求（如标的、数量、预算）、期望条款等，附相关立项文件或业务背景说明。

部门初审

需求部门负责人对申请表内容进行初审，重点核查需求的合理性、预算匹配度及必要性，签署意见后提交至合同管理部门（如法务部或综合管理部）。

跨部门审核

财务部门：审核合同金额、付款方式、税费条款是否符合财务制度，评估资金风险；

法务部门（可选）：对重大或复杂合同提前介入，预审条款合规性；

分管领导：根据合同金额及重要性，审批立项必要性。

输出结果

审批通过后，《合同审批表》（模板见第四章），进入合同起草环节；审批不通过的，需求部门根据意见修改后重新发起。

（二）合同起草

模板选择

根据合同类型（采购、销售、合作等），选用对应的标准合同模板（模板见第四章），保证模板覆盖核心条款。若模板无法满足特殊需求，可在附件中补充约定，但不得与主条款冲突。

内容填写

基础信息：合同编号（规则：年份+部门代码+合同类型序号，如2024-CG-001）、合同名称（明确业务性质，如“原材料采购合同”）、签约主体（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表）；

核心条款：标的名称/规格、数量、质量标准（引用国家标准或行业标准）、履行期限（明确起止时间或里程碑节点）、价格及费用（含税价、计价方式、付款条件）、违约责任（违约金比例、赔偿范围）、争议解决方式（协商/仲裁/诉讼，明确管辖地）；

特殊条款：根据业务需求添加保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等。

内部复核

起草人完成初稿后，需与需求部门、财务部门沟通确认条款细节，保证内容与审批需求一致。

（三）审核与修订

法务审核

法务部门对合同条款进行合规性审查，重点核查：

主体资格是否合法（对方是否具备履约资质，如经营许可证、安全生产许可证等）；

条款是否违反法律法规（如《民法典》《招标投标法》等）；

权利义务是否对等，违约责任是否明确可执行；

争议解决约定是否清晰。

法务部门出具《合同审核意见表》，注明修改意见及风险点，起草人根据意见修订后重新提交。

最终确认

修订后的合同由需求部门、财务部门、法务部门会签，最终由总经理或授权领导签署《合同审批表》，确认合同定稿。

（四）签署与用印

签署准备

确认对方主体信息无误，核对对方授权委托书（若授权代表签署，需提供授权委托书原件及证件号码明）；

准备合同文本（一式X份，根据需要确定份数，如正本1份、副本3份），保证所有页码连续、无涂改。

签署流程

双方签署：先由我方法定代表人或授权代表签字，再由对方签字，盖章需与签字主体一致（如合同主体为公司，需加盖公章或合同专用章，个人需签字按手印）；

签署顺序：一般先签署页、后盖章，骑缝章需覆盖所有合同页面。

用印管理

合同签署后，提交至行政部门用印，用印前需核对《合同审批表》与合同文本一致性，用印后登记《合同用印登记表》（模板见第四章），记录用印日期、份数、经办人等信息。

（五）履行与跟踪

履行交底

业务部门在合同生效后3个工作日内，组织内部会议向履行团队（如采购、交付、售后人员）交底，明确合同关键条款（交付时间、质量标准、付款节点），发放《合同履行要点表》（模板见第四章）。

过程监控

进度跟踪：业务部门按合同约定节点（如交付、验收、付款）填写《合同履行跟踪表》，记录实际履行情况、异常问题及处理措施；

沟通协调：对方未按约定履约时（如延迟交付、质量不合格），业务部门