公司行政管理模板手册.docVIP

公司日常行政管理模板手册

一、会议管理规范

（一）适用情形

适用于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会等各类公司内部会议的组织与实施，旨在规范会议流程、提高会议效率、保证会议决议有效落地。

（二）操作流程

会议发起与审批

会议发起人根据工作需要确定会议主题、目标、时间（建议单次会议不超过2小时）、地点（线上会议需注明平台及）及参会人员范围。

填写《会议审批单》，明确会议议程（含各环节时长预估），提前2个工作日提交至部门负责人审批；涉及跨部门或重要事项的，需同步抄送行政主管。

会议通知发布

审批通过后，至少提前1个工作日通过公司内部通讯工具（如企业/钉钉）发布会议通知，内容需包含：会议主题、时间、地点/、参会人员、议程及会议材料（如有）。

对需提前准备的汇报材料，通知中应明确提交截止时间（一般为会议开始前半天）。

会议准备

行政专员*提前确认会议室预订情况（线上会议测试设备稳定性），准备会议签到表、投影仪、白板等物资；如需会议记录，提前安排记录人。

发起人负责汇总会议材料，提前24小时分发至参会人员。

会议召开

参会人员提前5分钟到场，签到后按指定就座；会议开始前，主持人明确会议纪律（如手机静音、禁止无关讨论）。

严格按照议程控制各环节时长，主持人引导聚焦议题，避免偏离主题；如需临时调整议程，需经参会人员多数同意。

会议记录与纪要分发

记录人实时记录会议要点，包括讨论内容、决议事项、责任部门/人及完成时限（决议需明确“谁完成、何时完成、标准是什么”）。

会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》，经主持人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门抄送；未参会人员如有异议，需在1个工作日内反馈。

决议跟踪与归档

行政专员*负责将《会议纪要》及会议材料整理归档（电子档存入共享文件夹，纸质档按年度分类存放），并建立《会议决议跟踪表》，每月更新决议完成情况，反馈至相关负责人。

（三）模板示例

1.会议审批单

会议主题

会议时间

年月日时分

会议地点/线上

参会人员

会议议程

1.

（时长：分钟）

2.

（时长：分钟）

会议材料

□无□汇报材料1□方案草案2□其他：

申请部门

申请人

部门负责人审批

行政主管审批

备注

2.会议纪要表

会议名称

会议时间

年月日时分

会议地点/线上

主持人

参会人员

记录人

会议主题

会议议程及主要内容

1.议程一：

讨论要点：

决议事项：

责任人/部门：

完成时限：

2.议程二：

（同上格式）

待办事项跟踪

序号

任务描述

责任人/部门

1

附件

□会议材料□签到表□其他：

审核人

（四）特别提醒

会议通知需明确“准时开始，过时不候”，避免拖延；紧急会议可适当缩短通知时间，但需提前告知参会人员。

会议中避免与议题无关的讨论，主持人需及时引导发言，保证高效聚焦。

决议事项必须明确责任主体和时限，避免模糊表述（如“尽快”“尽快处理”需替换为具体日期）。

会议记录需客观准确，避免主观臆断，重要决议需经参会人员确认无误后再分发。

二、办公用品管理规范

（一）适用情形

适用于公司各部门及员工日常办公所需的文具、耗材、设备配件等物品的申领、采购、领用与库存管理，旨在规范物资使用、控制成本、保障办公需求。

（二）操作流程

需求提报

员工根据实际工作需要填写《办公用品申领单》，注明物品名称、规格型号、申领数量、用途及申领人信息；部门内通用物品（如打印纸）由部门文员统一汇总申领。

申领数量遵循“按需申领、避免浪费”原则，非消耗性物品（如计算器、U盘）需注明“新申领”或“以旧换新”（旧物品交行政部*登记后报废）。

审批与汇总

部门负责人审核申领需求的合理性（如是否为必需品、数量是否适当），签字确认后提交至行政部。

行政专员每月25日前汇总各部门次月申领需求，结合库存情况编制《月度办公用品采购计划》，提交行政主管审批。

采购与入库

行政部*根据审批通过的采购计划，通过合格供应商采购（金额超5000元需签订采购合同）；采购物品需核对规格、数量及质量，保证与需求一致。

物品送达后，行政专员*与采购人共同验收，填写《办公用品入库单》（含物品名称、数量、单价、供应商、验收人），登记《办公用品库存台账》（电子+纸质）。

领用与登记

员工凭审批通过的《办公用品申领单》至行政部领用，当面核对物品名称及数量；领用后，行政专员在申领单及库存台账上核销数量，保证账实一致。

部门文员负责本部门办公用品的二次分发与登记，避免私下转借或挪用。

盘点与核销

行政部每季度末进行一次全面盘点，核对库存台账与实际库存，编制《办公用品盘点表》，对盘盈、盘亏情况分析原因并报行政主管处理。

对于临近保质期或损坏无法使用的物品，填写《办公用品报废申请单》，经审批后统一销毁，并在台账中备注。

（三）模板示例

1.办公