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财务报销标准化流程与审批模板

一、适用范围与常见应用情境

二、标准化操作流程详解

1.费用发生与原始凭证收集

费用发生：员工因公开展业务时，需保证费用与工作直接相关（如会议资料采购、客户接待交通费、异地差旅住宿费等），避免与个人消费混同。

凭证收集：取得合规原始凭证，凭证需注明日期、金额、消费事项、收款方单位全称及盖章（如“办公用品采购”需附超市购物小票并加盖公章，“出租车费”需附机打发票）。电子凭证需打印并由经办人签字确认，保证信息清晰、无涂改。

2.报销单填写与附件整理

报销单填写：通过企业财务系统或指定纸质模板填写《费用报销单》，需完整填写以下信息：

申请人所属部门、姓名、工号、联系方式；

费用发生日期、所属项目（如适用）、费用类型（办公/差旅/招待等）；

费用明细（分项列示，如“交通费：打车费80元”“餐费：客户接待200元”）；

报销金额（大小写一致，如“人民币叁佰元整”）；

费用事由简述（如“项目调研期间交通及餐费支出”）。

附件整理：将原始凭证按费用类型分类排序，在报销单“附件清单”中注明凭证名称、数量、金额（如“附件1：超市购物小票1张，金额80元”），并在每张凭证右上角标注“与报销单一致”并签字。

3.部门初审

申请人将填写完整的报销单及附件提交至部门负责人（或指定初审人），部门负责人需在2个工作日内完成初审，重点审核：

费用是否属于部门预算范围内，是否符合公司费用管理规定；

报销单信息与附件是否一致，金额计算是否准确；

费用事由的真实性及合理性（如“业务招待费”需注明接待对象、目的及人数）。

初审通过后，部门负责人在报销单“部门审核”栏签字并注明日期；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

4.财务复核

部门初审通过后，报销单流转至财务部门，财务专员在3个工作日内完成复核，复核内容包括：

原始凭证的合规性（如凭证是否有公章、是否在报销时限内等）；

报销单填写规范性（如大小写金额是否一致、费用分类是否正确）；

预算执行情况（如超预算费用是否已履行提前审批流程）。

复核通过后，财务专员在“财务审核”栏签字；若发觉问题，联系申请人补充材料或更正，必要时退回部门重新审核。

5.审批权限分级

根据报销金额及费用类型，实行分级审批，保证关键环节把控：

常规费用（如办公费、差旅费）：

金额≤5000元：由部门负责人审批；

5000元＜金额≤20000元：由部门负责人及分管领导审批；

金额＞20000元：需提交总经理审批。

特殊费用（如大额采购、业务招待费）：无论金额大小，均需提前填写《特殊费用申请表》，说明费用必要性及预算依据，经分管领导及总经理审批后方可执行。

审批人在“审批意见”栏签署“同意”并签字注明日期，不得涂改审批意见。

6.款项支付与归档

审批完成后，财务部门在5个工作日内完成款项支付（银行转账至员工工资卡或发放备用金），并在报销单“支付状态”栏标注“已支付”及日期。

财务部门将报销单及附件按月整理归档（电子版备份至财务系统，纸质版装订成册），保存期限不少于5年，以备后续审计或查询。

三、报销单模板与填写规范

费用报销单

基本信息

申请人姓名

*某某

所属部门

市场部

工号

2023001

联系方式

费用发生期间

2023年10月1日-2023年10月7日

所属项目（如适用）

新产品推广项目

费用类型

□办公费□差旅费□招待费□其他：__

费用明细

日期

事项描述

金额（元）

备注（如客户名称、地点）

交通费

2023-10-02

市内打车至客户公司

80.00

接待客户

餐费

2023-10-03

客户午餐招待

200.00

陪同人员：、

办公用品

2023-10-05

项目宣传册印刷

120.00

数量：50本

合计金额

400.00

大写金额

人民币肆佰元整

审批流程

审核人

职务

审批意见

日期

部门审核

*赵六

市场部经理

同意

2023-10-08

财务审核

*钱七

财务专员

同意

2023-10-09

分管领导审批

*孙八

分管副总

同意

2023-10-10

支付状态

□未支付

□已支付（日期：2023-10-11）

附件清单

名称

数量

金额（元）

签字

附件1

出租车发票

1张

80.00

*某某

附件2

餐饮发票

1张

200.00

*某某

附件3

印刷费收据

1张

120.00

*某某

四、操作要点与风险提示

报销时限要求：费用发生后需在15个工作日内提交报销申请，逾期未提交的需说明原因，经财务部门负责人审批后方可受理（特殊情况如出差在外可延长至30天）。

预算控制原则：所有费用支出需符合部门年度预算，超预算部分需提前提交《预算调整申请》，未经审批不得报销。

信息准确性：报销单及附件信息需真实、一致，不得虚报、冒领费用，一经发觉将按公司规定处理并追究责任。

附件完整性