行业会议记录及行动计划生成表.docVIP

行业通用会议记录及行动计划表工具说明

一、适用会议类型与场景

本工具适用于各类行业会议的记录与行动管理，包括但不限于：

项目启动会：明确项目目标、分工及关键节点，同步资源需求；

周/月度工作例会：跟踪进度、复盘问题、协调资源，制定短期行动计划；

跨部门协调会：解决跨团队协作障碍，明确责任边界与协作流程；

问题复盘会：总结项目/工作中的经验教训，制定改进措施；

专题研讨会：聚焦特定议题（如技术方案、市场策略），形成决策依据。

二、标准化操作流程

步骤一：会前准备

明确会议目的与范围：组织人需提前确认会议核心目标（如“确定项目Q3关键交付物”“解决客户反馈的技术瓶颈”），避免议题发散。

确定参会人员：根据会议目的邀请相关方（如项目负责人、执行团队、技术专家、决策层等），提前发送会议通知，明确时间、地点（或线上会议）、议程及需提前准备的资料（如项目进度表、问题清单）。

准备会议材料：组织人需梳理议程准备空白会议记录表（含模板表格核心字段），保证记录工具（如电脑、录音设备，需提前告知参会人员录音安排）就绪。

步骤二：会中记录

记录基本信息：在模板表格中填写会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）。

按议程跟踪讨论内容：逐项记录议题的讨论要点，包括不同参会人员的观点（如“技术部提出需增加服务器资源，市场部建议优先优化用户界面”），避免主观概括，尽量保留关键表述。

明确决议事项：对讨论达成的共识进行提炼，标注“决议”字样（如“决议：项目上线时间延期至9月30日，需同步更新客户沟通话术”）。

拆解行动项：针对决议或待解决问题，拆解为具体行动项，明确每个行动项的“行动内容”“负责人”“完成时间”“所需资源”（如行动项“完成技术方案优化”，负责人为工程师，完成时间为8月15日，所需资源为“测试环境权限”）。

步骤三：会后整理与分发

核对与补充信息：会议结束后2个工作日内，记录人需整理会议记录，重点核对行动项的责任人、时间节点是否准确，补充遗漏的讨论要点，并请主持人审核确认。

正式分发记录：审核通过后，将会议记录及行动计划表分发给所有参会人员及相关方（如项目组、上级领导），同步抄送需配合的部门。

归档留存：将电子版会议记录（含原始记录、审核版、最终版）按“会议名称-日期”格式归档，保存期限不少于1年（重要项目建议保存3年）。

步骤四：行动跟踪与闭环管理

定期跟踪进度：负责人需按行动计划表中的时间节点推进工作，每周在项目群同步进展；记录人每周汇总行动项完成情况，更新“当前状态”（如“进行中”“已完成”“受阻”）。

处理受阻问题：若行动项因资源不足、协作障碍等原因无法按时完成，负责人需提前1天向主持人反馈，说明原因并提出解决方案（如“申请经理协调设计部支持，预计延期2天”）。

闭环确认：行动项完成后，负责人需提交成果物（如文档、测试报告等），并在行动计划表中标注“完成”，由记录人存档，形成“计划-执行-检查-闭环”的完整管理链条。

三、会议记录及行动计划表模板

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

[如：项目Q3启动会]

日期

[YYYY年MM月DD日]

时间

[开始时间-结束时间，如：14:00-16:00]

地点/形式

[会议室A/线上腾讯会议]

主持人

[姓名*]

记录人

[姓名*]

应到人数

[数字]人

实到人数

[数字]人

缺席人员及原因

[姓名*：因出差请假]

（二）会议议程与讨论记录

序号

议题

发言人

讨论要点

关键决议/结论

1

项目目标与范围确认

项目经理

明确Q3核心交付物为“V1.0产品上线”，覆盖3个核心功能模块

决议：以“用户注册-功能使用-数据反馈”为全流程优先级，非核心模块延后开发

2

资源需求协调

技术部

开发人员缺口2人，测试环境需额外申请服务器资源

决议：人力总监负责协调招聘，运维部8月10日前完成服务器部署

3

风险预案讨论

风控专员

识别到“第三方接口对接延迟”风险，需提前备选方案

结论：接口负责人8月5日前提交备选供应商方案，同步推进主备接口并行测试

（三）行动计划跟踪表

序号

行动内容

负责人

完成时间

所需资源

当前状态

备注（进展/问题）

1

编制项目Q3详细WBS分解表

项目经理

8月8日

历史项目模板

进行中

已完成核心模块拆分，待细化任务

2

完成服务器资源申请与部署

运维工程师

8月10日

服务器权限、预算审批

进行中

预算流程已提交，预计8月9日获批

3

提交备选接口供应商方案

接口负责人

8月5日

供应商调研资料、技术评估报告

未开始

计划8月3日启动供应商筛选

4

更新客户沟通话术（延期说明）

市场部

8月12日

法务合规审核

未开始

需同步法务确认话术风险点

（四）附件清单

[项目Q3目标说明书]

[历史项目WBS模板]

[第三方接口风险评估表]

四