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学校综合办公室文件审核操作规程

一、总则

学校综合办公室文件审核是确保文件内容准确性、规范性和权威性的关键环节。本规程旨在明确文件审核的职责、流程和标准，提高办公效率，保障学校各项工作顺利开展。

（一）审核目的

1.确保文件内容真实、完整、无歧义。

2.规范文件格式，符合学校公文要求。

3.防止文件错误或遗漏，降低工作风险。

（二）审核范围

1.学校各类行政文件，如通知、报告、会议纪要等。

2.科研、教学、人事等部门的专项文件。

3.外部往来公文，如与上级单位、合作机构的函件。

二、审核职责

（一）综合办公室职责

1.负责文件的初步审核，包括格式、完整性检查。

2.协调各部门对专业性内容的审核。

3.确保文件经相关人员签字确认后归档。

（二）部门负责人职责

1.对本部门文件内容的最终审核。

2.确认文件涉及的数据、政策符合内部规定。

3.签署文件并移交办公室归档。

三、审核流程

（一）文件提交

1.各部门填写《文件审核申请表》，注明文件类型、用途及附件。

2.办公室接收文件后，检查是否完整，如有缺失要求补充。

（二）初步审核

1.办公室对文件格式进行核对，包括标题、落款、编号等。

2.检查文件内容是否清晰，无错别字或语法错误。

3.对需跨部门协作的文件，提前联系相关部门安排审核。

（三）专业审核

1.针对教学、科研等专业性文件，邀请对应领域人员参与审核。

2.审核人员需在《审核记录表》上签字确认。

3.如发现重大问题，退回原部门修改后重新提交。

（四）最终确认

1.部门负责人对审核通过的文件进行最终签字。

2.办公室核对所有签字手续齐全后，进行编号归档。

3.电子版文件同步上传至学校文档管理系统。

四、审核标准

（一）内容准确性

1.数据需与实际相符，如预算金额、参与人数等。

2.政策引用需明确来源，避免模糊表述。

3.涉及多个部门的内容需确保各方无异议。

（二）格式规范性

1.标题层级分明，一级标题使用“一、二、三”等，二级标题使用“(一)(二)(三)”等。

2.文件编号按年度顺序排列，如“校办字〔2023〕15号”。

3.页边距、字体、行距等符合学校公文标准（示例：页边距上下左右各2.8厘米，字体宋体小四号，行距1.5倍）。

（三）时效性要求

1.紧急文件需标注“加急”字样，优先审核。

2.定期文件（如月度报告）需在规定时间前完成审核。

3.超过审核时限的文件需说明延期原因并报备。

五、附则

（一）审核记录管理

1.办公室专人负责审核记录的整理，每月汇总存档。

2.电子审核记录需定期备份，防止数据丢失。

（二）异常处理

1.如审核过程中出现争议，由综合办公室协调解决。

2.重大文件审核需报备校领导，确保决策一致性。

（三）规程修订

1.本规程每年评估一次，根据实际需求调整。

2.修订后的规程需经各部门确认后发布实施。

**三、审核流程**

（一）文件提交

1.**提交表格填写规范：**各部门在提交文件时，必须使用学校统一印制的《文件审核申请表》。该表格应包含以下核心信息：

(1)文件名称：清晰、准确地概括文件主题。

(2)文件类型：注明是通知、报告、请示、会议纪要、方案、函件等。

(3)提交部门：填写文件发起的部门全称。

(4)提交人：填写文件主要经办人的姓名。

(5)提交日期：文件正式提交至综合办公室的日期。

(6)文件用途：简述文件发送或执行的目的。

(7)附件清单：列出所有随文件提交的支撑材料、附件的名称和数量。

(8)紧急程度：如“普通”、“一般”、“加急”，加急文件需注明预计送达或执行时间要求。

2.**文件初步交接：**办公室收到提交的文件及申请表后，进行以下操作：

(1)核对完整性：检查文件内容是否与申请表所述一致，附件是否齐全。如发现缺失或疑问，立即与提交部门沟通，要求补充或说明。

(2)外观检查：目视检查文件是否破损、字迹是否清晰可辨。

(3)预留空间：对于需要多级审核的文件，办公室在申请表上记录当前状态，并按流程转交下一环节。

（二）初步审核（办公室内部审核）

1.**格式标准化检查：**

(1)标题格式：检查是否使用学校规定的标题层级格式，如一级标题用“一、二、三、”，二级标题用“(一)(二)(三)”，三级标题用“(1)(2)(3)”等，并核对层级是否正确。

(2)排版规范：核对页边距（示例：上下左右各2.8厘米）、页眉页脚（示例：页眉1.5厘米，页脚1厘米）、字体字号（示例：正文字体宋体小四号，行距1.5倍）、段落间距、页码设置等是否符合《学校公文格式规范》。

(3)编号规则：检查文件是否按规定进行了编号（示例：“校办发〔2023〕XX号”或“校办字〔2023〕XX号”），编号是否