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行政管理日常工作流程与规范手册

一、手册说明

本手册旨在规范公司行政管理日常工作，明确各环节操作标准，提升行政工作效率与服务质量，保证行政工作有序开展。手册适用于公司行政部及各部门涉及行政事务对接的员工，可作为日常工作的操作指引与培训参考。

二、会议管理

（一）工作场景描述

适用于公司各类会议的组织与实施，包括但不限于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、外部合作洽谈会等。通过规范会议全流程管理，保障会议有序、高效，保证会议成果有效落地。

（二）操作流程详解

1.会前筹备

（1）确定会议基本信息：由会议发起人明确会议主题、目的、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需确认平台及会议号）、参会人员（主会人、记录人、列席人员）。

（2）发放会议通知：提前1-2个工作日通过企业/邮件发送会议通知，注明会议主题、时间、地点、议程及需提前准备的资料（如有）。示例通知内容：“【会议通知】关于项目进度推进会的通知——时间：X月X日14:00-15:30，地点：3楼会议室01，参会人：（项目负责人）、（设计部）、（市场部），议程：1.项目当前进度汇报；2.跨部门协作问题讨论；3.下阶段任务分工。”

（3）准备会议物资：根据会议需求准备签到表、投影仪、麦克风、笔记本、笔、饮用水等；若为重要会议，需提前调试设备并准备纸质材料（如议程表、项目资料）。

2.会中服务

（1）签到与引导：参会人员入场时，行政人员引导签到（线上会议通过会议签到），核对参会人员名单，保证无遗漏。

（2）设备支持：会议开始前5分钟再次检查投影、麦克风等设备是否正常，会议中全程在场，及时处理设备突发问题（如麦克风无声、断网等）。

（3）会议记录：指定记录人（通常为行政人员或会议发起人助理）详细记录会议内容，包括发言要点、决议事项、待办事项（明确责任人与完成时限）。示例记录：“决议：1.设计部于X月X日前完成方案初稿（负责人：）；2.市场部配合提供用户调研数据（负责人：）。”

3.会后整理

（1）纪要撰写：会议结束后1个工作日内，根据会议记录整理《会议纪要》，经会议主会人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门抄送领导。

（2）物资归位：将会议物资（如投影仪、签到表、剩余饮用水等）整理归位，清理会议室卫生。

（3）事项跟踪：行政人员根据会议纪要中的待办事项，每周跟踪进度，督促责任人按时完成，并及时向领导反馈。

（三）标准化表单

表1：会议通知单模板

会议主题

会议时间

X年X月X日14:00-15:30

会议地点

3楼会议室01

参会人员

、（共3人）

会议议程

1.进度汇报；2.问题讨论；3.任务分工

需准备材料

项目进度表、用户调研数据

发起人

*（）

发放时间

X年X月X日10:00

表2：会议签到表模板

序号

姓名

部门

职位

签到时间

备注

1

项目部

经理

13:55

2

设计部

主管

13:58

3

市场部

专员

14:02

迟到

（四）关键要点提示

会议通知需明确“禁止无故缺席”，如需请假需提前半天向会议发起人申请；

线上会议需提前测试平台稳定性，提醒参会人员提前10分钟进入会议；

会议纪要需突出“决议”与“待办”，避免流水式记录，保证可执行性；

重要会议（如董事会、年度总结会）需全程录音（需提前告知参会人员），保证记录准确。

三、办公用品管理

（一）工作场景描述

适用于公司日常办公耗材（笔、纸、文件夹、订书机等）、设备耗材（墨盒、硒鼓、打印纸）的申领、采购、发放与库存管理，保障办公物资充足且避免浪费。

（二）操作流程详解

1.申领与审批

（1）填写申领单：员工根据工作需求，填写《办公用品申领单》（注明物品名称、规格、数量、申领部门、申领人、用途）。

（2）部门审批：申领人将申领单提交至部门负责人审批，确认申领合理性（如非必需品或过量申领，可驳回或调整数量）。

2.采购与入库

（1）汇总需求：行政部每周五下班前收集各部门审批通过的《办公用品申领单》，汇总形成《办公用品采购需求清单》。

（2）执行采购：行政专员根据采购清单进行采购（优先选择合作供应商，保证价格合理、质量合格），采购后索取采购凭证（如采购清单、发票复印件）。

（3）入库登记：物资到货后，行政人员核对物品名称、规格、数量是否与采购清单一致，确认无误后登记《办公用品库存台账》（入库时间、物品名称、规格、数量、供应商、经手人），并分类存放（如耗材区、设备区）。

3.发放与盘点

（1）发放物资：员工凭审批通过的《办公用品申领单》至行政部领取物资，行政人员核对无误后发放，并在申领单上签字确认（或更新库存台账中的“领用数量”）。

（2）定期盘点：行政部每月末对办公用品进行盘点，核对台账库存与实际库存是否一致，若差异超过5%，需查找原因（如漏登记、损耗等）并记录《办公用品盘点报告》。

（三