采购合同审核与成本控制标准流程模板.docVIP

采购合同审核与成本控制标准流程模板

一、适用场景与工作目标

二、标准操作流程详解

步骤1：采购需求确认与预算核对

责任部门：业务需求部门、采购部门、财务部门

操作说明：

业务需求部门提交《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、质量要求、交付时间、预估单价及总价，并附相关技术参数或验收标准。

采购部门核对需求合理性，包括采购必要性、数量是否匹配历史消耗或生产计划，避免过量采购。

财务部门审核采购预算，确认需求在年度/季度预算额度内，若超预算需提交《预算调整申请表》并经审批通过后方可推进。

输出文件：《采购需求申请表》《预算审核意见表》

步骤2：供应商资质审核与比选

责任部门：采购部门、品质部门、法务部门

操作说明：

采购部门根据需求收集至少3家合格供应商信息，通过供应商管理系统或公开渠道核实其营业执照、生产/经营许可证、相关资质认证（如ISO认证、行业准入许可等），保证供应商具备履约能力。

品质部门审核供应商的质量保证体系、过往供货质量记录及客户评价，必要时进行现场考察。

采购部门组织商务比选，重点对比价格、付款条件、交付周期、售后服务等，形成《供应商比选报告》，推荐综合最优供应商。

输出文件：《供应商资质审核表》《供应商比选报告》

步骤3：采购合同拟定

责任部门：采购部门、法务部门

操作说明：

采购部门根据比选结果与供应商协商合同条款，拟定《采购合同（草案）》，核心内容包括：

合同双方基本信息（名称、地址、联系方式等）；

采购物品/服务的详细规格、数量、单价、总价（含是否含税、运费、安装费等）；

质量标准、验收方法及违约责任；

交付时间、地点、运输方式及风险转移节点；

付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付节点）；

合同变更、解除及争议解决方式。

法务部门审核合同条款的合规性、法律风险，保证不存在歧义、漏洞，符合《民法典》《公司法》等法律法规及公司内部制度要求。

输出文件：《采购合同（草案）》《法务审核意见书》

步骤4：合同多部门联审

责任部门：采购部门、财务部门、法务部门、业务需求部门、分管领导

操作说明：

采购部门：审核合同条款与比选结果一致性，保证供应商、价格、数量等关键信息无误。

财务部门：重点审核付款条款（是否符合财务制度、资金安排是否合理）、价格构成（是否低于市场均价或历史采购价，异常需说明原因）、税费条款（发票类型、税率是否合规）。

业务需求部门：审核技术参数、交付时间、验收标准是否满足使用需求。

法务部门：最终审核法律风险，出具《合同法律风险评估报告》。

分管领导根据各部门审核意见，对合同进行最终审批，重大合同需提交总经理办公会审议。

输出文件：《合同联审会签表》《合同审批意见汇总》

步骤5：成本控制关键点复核

责任部门：财务部门、成本控制部门

操作说明：

财务部门复核采购总成本是否在预算范围内，对比历史采购数据或市场价格，分析成本合理性（如价格浮动超过5%需书面说明原因）。

成本控制部门审核“量价控制”措施：

量：采购数量是否与需求计划匹配，是否存在“拆分订单规避审批”等异常；

价：是否通过集中采购、长期协议等方式获取价格优势，是否应用了折扣、返利等成本优化策略；

费：运输费、保险费等附加费用是否合理，有无压缩空间。

复核通过后，出具《成本控制审核确认单》，作为合同签署的重要依据。

输出文件：《成本控制审核确认单》

步骤6：合同签署与用印管理

责任部门：采购部门、行政部、法务部门

操作说明：

采购部门根据审批通过的《采购合同（最终版）》，与供应商协商确定签署方式（纸质/电子签署），保证合同文本双方各执一份原件。

行政部负责合同用印审核，核对审批手续是否齐全（《合同审批意见汇总》《成本控制审核确认单》等），用印登记后留存《用印登记表》。

法务部门对签署后的合同进行编号、归档，同步更新合同管理系统，保证合同可追溯。

输出文件：《签署版采购合同》《用印登记表》

步骤7：合同执行与成本跟踪

责任部门：采购部门、业务需求部门、财务部门

操作说明：

采购部门跟踪供应商备货、发货进度，保证按合同约定时间交付，延迟交付需及时启动违约责任条款。

业务需求部门按合同约定进行验收，出具《验收报告》，确认数量、质量是否符合要求，验收合格后反馈至财务部门。

财务部门根据验收报告、发票（需与合同信息一致）及付款条款，安排资金支付，同步跟踪实际采购成本与预算差异，超支部分需分析原因并上报。

输出文件：《验收报告》《付款审批单》《成本差异分析表》

步骤8：合同变更、终止与归档

责任部门：采购部门、法务部门、档案管理部门

操作说明：

合同履行过程中如需变更（数量、价格、交付时间等），由采购部门与供应商协商一致，签订《合同变更协议》，并重新履行审批流程。

因不可抗力或供应商违约需终止合同时采购部门牵头评估损失，收集相