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电子数据归档管理规定

电子数据归档管理规定

一、电子数据归档管理规定的总则与适用范围

（1）为规范电子数据的归档管理，确保电子数据的真实性、完整性、可用性和安全性，依据《档案法》《电子签名法》等相关法律法规，制定本规定。本规定适用于各级政机关、人民团体、企业事业单位及其他组织（以下统称“单位”）在公务活动中形成的具有保存价值的电子数据的归档管理活动。电子数据是指以数字形式存储、处理、传输的各类信息，包括文本、图像、音频、视频、数据库、网页、电子邮件、社交媒体信息等。

（2）电子数据归档管理应遵循“统一领导、分级管理、确保安全、便于利用”的原则。各单位应当将电子数据归档管理纳入本单位信息化建设和档案工作总体规划，建立健全电子数据归档管理制度，明确归档范围、归档时间、归档要求、保管期限、利用程序和安全措施，配备必要的设施设备和人员，保障电子数据归档管理工作有效开展。电子数据归档应当与业务系统建设同步规划、同步实施，确保电子数据在形成、流转、存储、利用等各环节的可控性和可追溯性。

（3）电子数据归档管理实行责任制。单位主要负责人对本单位电子数据归档管理工作负总责，分管档案工作的负责人具体负责，档案部门负责组织实施和监督检查，各业务部门负责本部门电子数据的收集、整理和移交。档案部门应当配备具备专业知识和技能的电子数据管理人员，负责电子数据的接收、检测、存储、备份、迁移、销毁和提供利用等工作。相关人员应当经过专业培训，熟悉电子数据管理法律法规和技术标准，具备处理电子数据归档管理问题的能力。

（4）电子数据归档管理应当符合国家相关技术标准和规范，采用先进、成熟的技术手段，确保电子数据长期可读、可用。归档电子数据的存储载体应当选择性能稳定、寿命长、兼容性好的介质，并定期进行检测和维护。对于加密电子数据，应当妥善保管密钥，确保在归档和利用过程中能够正常解密。涉及国家秘密的电子数据归档管理，应当严格执行国家保密法律法规，采取必要的安全保密措施，确保国家秘密安全。

二、电子数据的归档范围与要求

（1）电子数据的归档范围应当根据单位职能和业务活动特点确定，一般包括以下内容：单位在公务活动中形成的各类电子公文、报告、报表、会议记录、合同、协议、审批文件等；单位网站、社交媒体账号发布的具有保存价值的信息；业务系统中产生的各类电子表单、数据库、日志文件等；单位重要活动的照片、录音、录像等多媒体资料；与其他单位或个人往来具有保存价值的电子邮件、即时通讯记录等；法律法规规定应当归档的其他电子数据。各单位应当制定详细的电子数据归档范围清单，并根据业务变化及时调整。

（2）电子数据归档应当满足真实性、完整性、可用性和安全性的要求。真实性是指电子数据的内容、结构和背景信息在归档前后保持一致，未被篡改或伪造；完整性是指电子数据及其元数据齐全、完整，能够反映业务活动的全过程；可用性是指电子数据在保管期限内能够被正常读取和使用；安全性是指电子数据在存储、传输、利用过程中不被泄露、损毁或丢失。归档电子数据应当包含必要的元数据，如文件格式、创建时间、修改时间、创建者、文件大小、校验码等，以确保电子数据的可识别和可管理。

（3）电子数据归档应当采用规范的格式。文本类电子数据宜采用PDF/A、XML、TXT等格式；图像类电子数据宜采用TIFF、EG2000、PDF/A等格式；音频类电子数据宜采用WAV、FLAC等格式；视频类电子数据宜采用MPEG-4、AVC等格式；数据库类电子数据应当导出为通用格式或采用数据库备份方式归档。对于专有格式的电子数据，应当同时归档相应的读取软件或技术文档。归档电子数据的命名应当规范、清晰，体现文件内容、形成时间和责任者等信息，便于检索和管理。

（4）电子数据归档时间应当根据电子数据的形成特点和利用需求确定。对于具有法律效力的电子公文、合同等重要电子数据，应当在办理完毕后及时归档；对于业务系统中产生的动态数据，应当定期归档；对于网站、社交媒体等信息，应当按更新周期定期归档。电子数据归档可以采用在线归档、离线归档或混合归档方式。在线归档适用于数据量较大、利用需求频繁的电子数据；离线归档适用于数据量较小、利用需求较少的电子数据。无论采用何种方式，都应当确保归档过程的安全和可靠。

三、电子数据的存储与保管

（1）电子数据存储载体应当选择性能稳定、寿命长、兼容性好的介质，如磁带、光盘、硬盘阵列、云存储等。存储载体应当定期进行检测和维护，确保数据可读。对于重要电子数据，应当采用多套载体、异地存储等方式进行备份，防止因载体损坏、自然灾害等导致数据丢失。存储环境应当符合相关技术标准，避免高温、高湿、强磁场、强震动等不利因素影响载体寿命和数据安全。存储载体应当标识清晰，注明存储内容、归档时间、保管期限、责任人等信息。

（2）电子数据存储系统应当具备完善的安全防护功