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2025-2026学年度第二学期学校文明城市创建网上申报材料归档清单

为规范2025-2026学年度第二学期学校文明城市创建网上申报材料归档管理工作，确保申报材料完整、规范、有序留存，夯实文明城市创建工作台账，方便后续查阅、核查及复盘总结，结合学校文明城市创建工作实际，特制定本归档清单。本清单明确了归档材料的范围、要求、整理标准及具体明细，各相关部门、责任人需严格遵照执行，确保所有网上申报材料及相关佐证材料全部归档到位、规范存放。

一、归档总则

（一）归档目的

全面梳理2025-2026学年度第二学期学校文明城市创建网上申报工作相关材料，规范归档流程，明确归档责任，实现申报材料“一案一档、分类存放、有据可查、便于追溯”，保障文明城市创建复查、工作验收、经验总结等工作顺利开展，同时强化创建工作痕迹管理，推动文明城市创建工作常态化、规范化。

（二）归档责任

1.牵头部门：学校德育处（文明城市创建工作牵头科室），负责统筹材料归档工作，制定归档标准，督促各相关部门完成材料收集、整理、提交，最终完成所有材料的汇总、审核、归档及保管。

2.责任部门：各年级组、班主任、教务处、后勤处、校办公室、团委、学生会等相关部门，负责收集、整理本部门承担的文明城市创建网上申报相关材料，确保材料真实、完整、规范，按要求提交至德育处归档。

3.责任人：各部门负责人为材料归档第一责任人，负责本部门材料的审核、把关，确保材料符合归档要求，按时完成归档任务。

（三）归档要求

1.真实性：所有归档材料需真实有效，与网上申报内容一致，严禁弄虚作假、伪造篡改材料，佐证材料需可核实、可追溯，确保每一份材料都能真实反映学校文明城市创建工作实际开展情况。

2.完整性：涵盖2025-2026学年度第二学期文明城市创建网上申报的全部内容，包括申报表格、佐证材料、工作记录、活动照片、总结报告等，不得遗漏任何一项申报相关材料，确保材料形成完整的工作闭环。

3.规范性：材料整理需分类清晰、目录明确、装订整齐，纸质版材料字迹清晰、无涂改、无破损，电子版材料格式统一、命名规范、可正常打开；网上申报截图需完整、清晰，标注申报时间、申报模块，确保与归档材料对应一致。

4.及时性：各责任部门需在网上申报工作结束后10个工作日内，完成本部门材料的收集、整理、审核，提交至德育处；德育处需在收到所有材料后15个工作日内，完成汇总、审核、归档，确保归档工作按时完成。

5.安全性：归档材料需妥善保管，纸质版材料存放于专用档案柜，做好防潮、防火、防盗、防损坏措施；电子版材料存储于专用电脑、U盘及学校云盘，做好备份，严禁泄露、丢失，确保材料安全可留存。

（四）归档范围

本清单归档范围为2025-2026学年度第二学期（2026年2月-2026年7月）学校文明城市创建网上申报过程中形成的所有材料，包括但不限于：网上申报系统填报表格、佐证材料（照片、视频、文件、证明等）、工作部署及总结材料、活动记录、会议纪要、宣传材料、自查报告、整改材料等，分为纸质版和电子版两类，同步归档、对应存放。

二、归档材料整理标准

（一）纸质版材料整理标准

1.分类装订：按归档明细分类整理，每一类材料单独装订成册，装订整齐、牢固，采用左侧装订方式，装订线整齐，无松动、脱落现象。

2.封面制作：每册材料需制作封面，封面标注“2025-2026学年度第二学期学校文明城市创建网上申报材料-XX类”（XX为具体材料类别，如“组织领导类”“思想道德教育类”），下方标注责任部门、责任人、归档日期。

3.目录编制：每册材料内部需编制详细目录，目录包含序号、材料名称、材料份数、形成日期、备注等信息，目录置于材料首页，与材料内容一一对应，便于查阅。

4.材料排序：每类材料按“工作部署-过程材料-佐证材料-总结整改”的顺序排序，同一类材料按形成日期先后排序，确保逻辑清晰、条理分明。

5.材料要求：所有纸质版材料需使用A4纸张，字迹清晰、排版规范，复印件需注明“复印件与原件一致”，加盖相关部门公章（如有），负责人签字确认；照片类材料需打印清晰，标注照片对应活动名称、拍摄日期、拍摄地点，粘贴于A4纸上，注明相关说明后归档。

（二）电子版材料整理标准

1.文件夹命名：建立一级文件夹，命名为“2025-2026学年度第二学期学校文明城市创建网上申报材料归档”；一级文件夹内按归档明细建立二级文件夹，命名为“XX类”（与纸质版材料类别一致）；二级文件夹内按材料具体名称建立三级文件夹（如有必要），确保分类清晰。

2.文件命名：单个文件命名规范为“日期+材料名称+责任部门”，如“2026年3月10日-文明城市创建工作部署会议纪要-校办公室”“2026年5月20日-学雷锋志愿服务活动照片-团委”，避免文件名混乱