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档案管理心得分享

档案管理心得共享

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有一次，客户连续发了几个询盘让报价。由于老外的名称都很生疏，所以很简单混淆。有时候会遗忘客户问的是张三还是李四的进展。所以不得不给每一个客户进行档案管理。既便利自己今后对同一个客户的信息往来查询，也不简单在沟通时，张三套李四的尴尬。尤其假如价格不一样的时候，给客户分别归档显得更加重要。归档方法可以不同，只要适合自己的操作查询就好。

首先是邮件

1、邮件标题，要注明客户缩写，再写详细内容，便利快捷推断是在和谁互动。

2、邮件收发时，附上上一次或者上几次的邮件往来内容，便利大家查看前因后果。

然后是管理客户档案

1、新建一个文件夹。可以根据客户名称建立。也可以根据每一个订单建立。

2、针对同一个的客户的同一个订单，建立资料文档，用于定期备份全部的.该订单关联的邮件往来内容。

3、针对同一个的客户的同一个订单，建立备忘事项，用于排列订单操作的各个环节大纲，然后标注每个环节里客户指定的特别要求和需要留意的留意事项。

4、同一个订单下，再建立一个单证文件夹，用于统一存放全部单证资料，以免遗留。如合同contract、形式发票PI、装箱单Packinglist（包含detailedweightlist，showingthequantityineachcarton）、技术参数technicaldata、原产地证CO、提单B/L、发票Invoice、发货通知书shippingadvice、其他特别证明（如免箱期证明freedemurragestatement）

5、命名要有规律，比如可以备注时间、或者付款条件或者到港港口或者备注合同号等信息。

6、询盘报价部分单独备份出来，便利查询也避开下次报价张冠李戴报错价格。

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对于一个合格的项目管理者，无疑很重视信息资料及档案管理。由于信息资料及档案是项目的真实写照和详细状况的真实反映，体现项目的管理成果和效果，是项目管理者管理行为的记录。完善的精确?????的信息资料及档案管理是项目管理质量的基石，其是一项系统工程。一个合格的项目信息资料及档案管理者必需要具备以下一些素养。

1、完整的学问结构。首先要对项目的整体流程有全面了解和把握；其次要了解工程的分类分项，主要步骤，熟识什么阶段需要什么信息资料；再次要熟识项目信息资料的分类，有那些类别的信息资料，如平安、进度、质量、投资等，或者管理资料、技术资料等。

2、把握完善的信息资料管理制度和流程。制度约束信息资料管理行为者，可以促使项目管理过程中每个人高质量精准完成信息资料的管理工作；流程可以确保项目信息资料的传递途径及需要体现的效果。

3、良好的.登记记录行为习惯。项目整个周期中将形成大量信息资料，必需要有良好的登记记录行为习惯，对于各种收发文形成电子及纸质的记录痕迹，做好纸质和电子版名目同步，形成可检索的数据库，做到简单事情简洁化，简洁事情表格化。

4、学会分类命名。一般一个项目都会涉及许多单位许多工种，信息资料体量浩大，要会对其分类命名，进行编码编号，使其纵向和横向清楚明白，随时可巡查。

5、学会检查。对于经手的每一项信息资料都要进行必要的检查。可主要体现在：信息资料形式是否正确，单位、时间规律、责任人、内容是否正确等。这样准时纠偏再传递，避开在流程上多次反复纠偏。

6、学会批注。对于每一项信息资料在检查完成的基础上进行批注，时间、责任人、去向、类别等，确保被接受人能更清晰明白如何处理及处理程度。

7、学会跟踪。对于一个信息资料管理者，要不断对自己发出的信息资料进行跟踪，准时把握进度和处理效果，对于需要响应警示的准时处理，进行纠偏，确保信息资料的完整和畅通。

8、学会反馈。对于信息资料跟踪后要准时反馈给各方，使整个信息资料管理流程中各个责任人把握传递的效果。

9、学会定期梳理分析。由于一个项目周期比较长，要定期对项目信息资料进行梳理分析，完成的进行归档，需要闭合的再次准时闭合处理。

10、归档管理。归档管理是一项简单的事情。首先要学会建立一个名目，便利检索查阅。其次在名目纲领的指引下对信息资料进行分类分项，根据名目一一归档保存。最终要对于名目不断更新，保持名目和归档信息资料始终。

把握这十点，我觉得可以完全做好好信息资料及档案管理工作。同时，我也觉得这些方法可以用在项目管理的任何地方。这是在工作中的一些体会，共享一下。

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