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采购需求与合同签订流程审批表工具指南

一、适用情境与范围

本工具适用于企业内部各类采购活动的规范化管理，涵盖办公设备、生产物料、服务外包（如咨询、维修）、工程类采购等场景。当业务部门因工作需要采购物品或服务时，需通过此流程完成需求提报、审核、供应商选定、合同拟定及签订审批，保证采购活动合规、高效、透明，适用于采购部、需求部门、财务部、法务部及公司管理层等多部门协同工作。

二、流程操作步骤详解

步骤1：采购需求发起与部门初审

责任主体：需求部门（如行政部、生产部、项目组等）

操作说明：

需求部门根据实际工作需要，填写《采购需求与合同签订流程审批表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、总预算、用途、期望交付时间等基本信息，并附上《采购需求说明书》（需详细说明采购背景、必要性及使用场景）。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性及预算准确性进行审核，签字确认后提交至采购部。

输出成果：《采购需求与合同签订流程审批表》（需求部门填写并负责人签字）、《采购需求说明书》及相关支撑材料（如旧设备更换申请、项目立项批复等）。

步骤2：采购部需求合规性与可行性审核

责任主体：采购部

操作说明：

采购部收到需求部门提交的材料后，重点审核：

需求是否符合公司年度采购计划及预算管理要求；

采购参数是否明确、是否存在倾向性或排他性条款；

预估预算是否与市场价格水平匹配（必要时进行市