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低值采购管理制度

一、总则

1.1目的

为规范低值易耗品采购行为，提高采购效率，控制采购成本，确保采购质量，防范采购风险，特制定本制度。本制度适用于公司所有部门及员工涉及的低值易耗品的采购活动。

1.2适用范围

本制度所称低值易耗品是指单位价值低于公司规定标准（以财务部门核定为准），使用期限不超过一年的物资，包括但不限于办公用品、劳保用品、工具耗材、小型设备等。

1.3采购原则

1.3.1规范性原则：采购活动必须符合国家法律法规及公司相关制度要求，确保采购流程合法合规。

1.3.2经济性原则：在满足使用需求的前提下，通过比价、招标等方式选择性价比最优的供应商及产品。

1.3.3节约性原则：优先利用现有库存，减少重复采购，避免资源浪费。

1.3.4公开透明原则：采购信息、供应商选择、采购结果等应向相关部门及人员公开，接受监督。

1.4管理职责

1.4.1财务部：负责核定低值易耗品的价值标准，审核采购预算及资金支付，监督采购合规性。

1.4.2采购部：负责制定采购计划，组织实施采购活动，管理供应商关系，验收采购物资。

1.4.3使用部门：负责提出采购需求，参与产品验收，监督物资使用情况。

1.4.4内审部：负责定期对低值易耗品采购活动进行审计，确保制度有效执行。

1.5采购标准

1.5.1价值标准：单位价值低于人民币500元的物资为低值易耗品，特殊情况需经财务部批准。

1.5.2品种标准：采购品种应基于实际需求，避免超范围采购。

1.5.3数量标准：采购数量应合理控制，避免过量囤积，实行按需采购、分批补充的原则。

1.6制度解释与修订

本制度由采购部负责解释，经公司管理层批准后实施。根据实际需要，采购部可提出修订建议，经财务部及内审部审核后报管理层批准。

二、采购流程管理

2.1需求申请与审核

2.1.1需求提出

使用部门根据工作实际需要，填写《低值易耗品采购申请表》，详细列明所需物资的名称、规格型号、数量、用途等信息。申请表需由部门负责人签字确认，以证明需求的真实性及必要性。季节性或周期性消耗的物资，如办公用品、劳保用品等，使用部门应提前一个月提交申请，以便采购部合理安排采购计划。

2.1.2需求审核

采购部收到申请表后，应在三个工作日内完成审核。审核内容包括：物资是否属于低值易耗品范畴、数量是否合理、用途是否明确等。对于数量过多或金额接近固定资产标准的物资，采购部应要求使用部门提供详细的使用计划及预算依据。如发现重复申请或必要性不强的物资，采购部有权驳回申请，并通知使用部门调整需求。审核通过后，采购部在申请表上签字盖章，并交财务部核对预算。

2.2供应商管理

2.2.1供应商准入

公司所有低值易耗品采购原则上应通过招标或比价方式选择供应商。采购部应建立合格供应商名录，定期组织供应商评估，淘汰不合格供应商。新供应商加入名录前，需提供营业执照、税务登记证、产品合格证等资质文件，并经采购部、财务部及内审部联合审核。对于少量、零星的采购需求，可优先选择名录内的供应商，以简化流程并确保质量。

2.2.2供应商评估

采购部每年至少对供应商进行一次综合评估，评估内容包括产品质量、交货及时性、价格竞争力、售后服务等。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，优秀供应商可优先获得采购订单。不合格供应商将取消名录资格，并禁止其参与后续采购活动。供应商名录应定期更新，确保名录内的供应商始终符合公司要求。

2.2.3供应商合作

采购部应与供应商建立长期稳定的合作关系，定期沟通市场动态及公司需求变化。对于重要供应商，可签订年度合作协议，明确双方的权利义务。如遇供应商无法满足采购需求时，采购部应及时寻找替代供应商，确保采购活动不受影响。

2.3采购方式选择

2.3.1招标采购

对于金额较大或技术要求较高的低值易耗品采购，采购部应组织公开招标。招标公告应在公司内部公告栏及指定媒体发布，邀请合格供应商参与投标。评标委员会由采购部、财务部、使用部门及第三方专家组成，根据价格、质量、服务等因素综合评分，择优选择供应商。招标过程应全程记录，并存档备查。

2.3.2比价采购

对于金额较小或采购周期较短的物资，采购部可组织比价采购。比价采购应至少邀请三家供应商参与，采购部根据供应商报价、产品质量、交货时间等因素综合比较，选择最优供应商。比价过程应有书面记录，包括供应商报价单、比价结果等，并经相关部门签字确认。

2.3.3询价采购

对于紧急或零星的采购需求，采购部可直接向合格供应商询价，以最快速度满足使用部门需求。询价采购应遵循价格合理、质量可靠的原则，询价结果需经使用部门确认后执行。

2.4采购执行与监控

2.4.1采购订单

采购方式确定后，采购部应与选定的供应商签订采购订单，明确物资名称、规格型号、数量