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山推日工建设机械有限公司文件编号QG/STRG01.01-2011

记录控制程序（试行）修改码0

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1目的与适用范围

为收集公司管理体系运行的有效性和产品实现结果的客观证据等信息，加强统计核算和数据分析，特制订本程

序。

程序适用于公司质量管理体系所需记录的建立、标识、使用、传递、收集、分类、保护、贮存、查阅和销毁。

2相关文件

QG/STRG01.02-2011《文件控制程序》

3职责

3职责

3.1品质保证部负责记录的统一管理，负责组织记录样本的编制、修订、审批、及记录执行情况的检查、考核

工作。

3.2各职能部门负责本系统记录的编制、报批、发放。

3.3各执行单位负责本单位产生、传递、留存记录的收集、保护、贮存和销毁。

4工作内容与方法

4.1记录的建立与修订

4.1.1记录由各职能部门根据实际工作需要提出设立，并将设计的记录格式（含传递程序）报品质保证部审批、

备案，由综合管理部纳入记录样本并统一印刷，按系统发放。

4.1.2对执行过程中需修订的记录，由各归口管理部门提出，修改后报品质保证部备案，由品质保证部在记录

样本上实施更改或作出标识。

4.1.3各职能部门都应建立各自在用有效的《记录清单》。

4.2记录的标识

4.2.1正式启用的记录，由综合管理部统一编号，并纳入记录样本实施控制。

4.2.2对未纳入记录样本，仅由本部门（单位）使用的记录，可不编号，但要有使用单位标识。

4.2.3记录的编号由三部分构成，按“部门简称”、“记录类别”、“序号”的顺序排列。其中，“部门简称”是

指记录的归口管理部门编码，“记录类别”分为“原”（原始记录，指可填写字及数字的记录）、“表”（综合报

表，仅用于填写数字的记录）、“帐”（台账，用于记录应收、应付及库存的记录）三类，“序号”指该记录在

所属系统中同类记录的顺序编号。

4.2.3.1记录编号格式

XX—X—XX

序号

记录类别

部门编码

4.2.3.2部门编码参见QG/STRG52.01-2011《件编制指南》

山推日工建设机械有限公司2011-08-30发布2011-08-30试行

QG/STRG01.03-2011

4.3记录的使用与传递

4.3.1记录的填写要字迹清、完整、准确，不得有漏项，需签章的要在规定栏目中签章，字迹要适合保存期。

4.3.2需流转的记录按规定的传递程序及时传递到位。

4.3.3对已填写的记录，不得擅自涂改，确需涂改时，要有责任人签章。

4.3.4传递中，对填写不合格的记录，接收人有权拒收。

4.3.5记录归口管理部门应每季度对本系统记录执行情况进行一次自查，品质保证部应每半年对各系统的执行

情况进行一次抽查，确保记录的有效性，并对存在的问题进行改进。

4.4记录的收集、贮存与查阅

4.4.1各使用单位对本单位需留存的记录应按月进行收集、整理、分类，装订成册，按规定保存期限贮存，贮

存期限由各单位视记录的保存价值而定，一般不低于三年。

4.4.2记录应在适宜的环境中贮存，以防变质、损坏和丢失。

4.4.4归档的记录不得擅自外借，需查阅时，应在归档部门进行，归档部门应提供方便。需索取记录时，经归

档部门负责人批准后，方可提供记录的复印件。

4.5记录的销毁

记录的销毁执行QG/STRG01.01-2011《文件控制程序》。

5引用程序

QG/STRG01.03-2011

5支持性文件

QG/STRG01.01-2011《文件控制程序》

QG/STRG52.01-2011《件编制指南》

6相关记录《记录清单》

7附加说明

编制/更改日