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合同超期归档说明函模板

鉴于甲方与乙方于______年____月____日签订了《______合同》（合同编号：______，以下简称“原合同”），原合同约定项下的权利义务尚未完全履行/或根据原合同约定，相关文件需在签订后______日内完成归档。现因甲方（或乙方）原因，原合同及相关文件未能按期归档，具体情况说明如下：

一、涉及未按期归档的原合同信息

原合同名称为《______合同》，合同编号：______，合同签订日期为______年____月____日，合同相对方为______。根据公司档案管理规定及/或原合同第______条约定，该合同应于______年____月____日前完成归档。

二、未按期归档原因说明

经查（或经沟通确认），原合同未能按期归档的主要原因为：______（详细、具体说明原因，例如：负责归档的员工于______年____月____日离职，其交接工作未及时完成；或因公司内部系统在______年____月____日至______年____月____日期间出现故障，导致无法及时录入归档信息；或因对最新的归档流程理解存在偏差，未能按时提交归档材料等）。具体过程为：______（可进一步简述事件经过）。

三、已采取的补救措施

在意识到合同未按期归档的问题后，我方（或对方）已立即采取以下措施进行补救：______（例如：于______年____月____日联系原