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办公行政日常工作标准化操作手册

一、会议室预订与管理

（一）适用工作场景

部门例会、项目研讨会、外部客户洽谈、员工培训、临时小型会议等需使用公司会议室的场景。

（二）标准化操作步骤

1.会议室预订（提前1-2个工作日）

步骤1：预订人登录公司OA系统或使用会议室预订登记表（见配套表单），填写会议室名称、会议时间、预计时长、参会人数、会议主题、设备需求（投影仪、麦克风、白板等）、预订人及联系方式。

步骤2：系统自动或人工核对会议室使用冲突，若所选时间段已被占用，需协调更换会议室或调整时间。

步骤3：确认预订成功后，系统发送邮件或短信至预订人及会议室管理员，预订人需同步告知参会人员会议地点及注意事项。

2.会前准备（会议开始前30分钟）

步骤1：会议室管理员根据预订信息，提前开启会议室电源、空调，调试投影、麦克风等设备，保证正常运行。

步骤2：根据参会人数摆放桌椅（如圆桌式、课桌式），配备白板笔、板擦、饮用水、纸杯等物资。

步骤3：若为重要会议，管理员需在会议室门口放置会议指引牌（标注会议名称、楼层）。

3.会中服务（会议期间）

步骤1：管理员或预订人提前10分钟到会议室引导参会人员就座，协助调试设备需求。

步骤2：会议期间，如需临时增加设备或物资，及时联系行政部同事支持，避免影响会议进程。

4.会后整理（会议结束后15分钟内）

步骤1：预订人或最后离开会议室人员需关闭投影、空