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企业行政文档存档管理规范工具

一、适用范围与业务场景

本工具适用于各类企业（含中小微企业、集团化公司）的行政管理部门，用于规范企业内部各类行政文档的收集、分类、存储、检索及销毁全流程管理。具体业务场景包括：

日常行政文件（如通知、公告、制度流程）的归档；

会议材料（会议纪要、议程、参会名单）的存档；

合同协议类文档（行政类合同、服务协议）的备案管理；

证照资质（营业执照、许可证、资质证书）的存档；

人事行政类文档（员工手册、行政管理制度、固定资产台账）的整理；

其他需要长期保存的行政类纸质及电子文档。

二、标准化操作流程

步骤1：文档收集与初步筛选

责任主体：行政专员（或各部门文档管理员）

操作说明：

各部门在文档后1个工作日内，将需存档的纸质文档（正本/复印件）及电子文档（PDF/Word格式）提交至行政部；

行政专员对提交文档进行初步筛选，剔除重复、无效（如草稿、临时通知已过期）文档，仅保留具有长期保存价值的正式版本；

对电子文档进行命名规范（格式：“部门-文档类型-日期-版本号”，例：“行政部-会议纪要最终版”），保证可识别性。

步骤2：文档分类与编号

责任主体：行政主管（或档案管理员）

操作说明：

按文档性质分为6大类，每大类下设二级分类（可根据企业实际调整）：

A类：行政制度（含管理制度、流程规范、岗位职责等）；

B类：会议文件（含会议纪要、议程、参会