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文书档案归档制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等国家相关法律法规，参照行业最佳实践及集团母公司关于档案管理的总体要求，结合本公司实际情况制定。为规范文书档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用及销毁等全流程管理，有效防控档案管理风险，提升档案资源利用效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司所有具有保存价值的文书档案，包括但不限于会议记录、通知公告、合同协议、财务凭证、项目文件、内部报告等，均须按照本制度执行归档管理。涉及业务外包、合作开发等场景的档案管理，亦参照本制度执行。

第三条本制度涉及的核心术语定义如下：

（一）“文书档案专项管理”是指公司为规范文书档案管理行为，预防档案遗失、损毁、泄密等风险，通过制度设计、流程优化、技术保障等措施，实现档案全生命周期科学化、制度化、安全化管理的系统性工作。

（二）“档案管理风险”是指因档案管理不善或违规操作，可能导致档案内容失真、存储失效、使用受限或引发法律纠纷、声誉损失等潜在威胁。

（三）“档案合规”是指公司档案管理活动符合国家法律法规、行业规范及企业内部制度要求，确保档案真实性、完整性、安全性和可追溯性。

第四条文书档案专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。