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2025年办公自动化设备使用手册

第1章通用原则与基础介绍

1.1设备使用规范

本手册适用于公司所有办公自动化设备，包括但不限于复印机、打印机、扫描仪、投影仪、传真机、多功能一体机、电子白板、网络打印机等。设备使用需遵循《信息安全保密管理规定》和《设备操作规程》，确保设备运行安全、数据保密及操作合规。设备使用前需进行检查，包括电源、网络连接、墨盒/墨粉、纸张、清洁工具等是否齐全。严禁使用无认证或过期设备，严禁私自拆卸、改装或外接非授权外设。

设备操作应由具备相应资质的人员执行，操作人员需接受设备操作培训，熟悉设备功能、操作流程及安全注意事项。操作过程中不得随意关闭设备，不得擅自更改设备参数。设备使用过程中应保持环境整洁，避免灰尘、油污等杂质影响设备性能。操作时应避免高温、潮湿、震动等不利环境因素，设备应放置在通风良好、远离热源的位置。设备使用后应及时清理，包括清洁表面、更换耗材、整理文档等。打印、复印、扫描等操作完成后，应关闭设备电源，避免待机状态下的能耗浪费。

设备使用过程中应遵守《设备使用记录管理规定》，操作人员需填写《设备使用记录表》，记录使用时间、操作人员、使用内容、问题及处理情况等信息，确保设备使用可追溯。设备使用应遵循“先测试、后使用”的原则，操作前应进行设备功能测试，确保设备处于正常工作状态。严禁在设备运行过程中进行非授权操作，如更改系统设置、删