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公司接待与公关协同管理办法

第一章总则与定位

1.1目的

为统一公司对外形象、降低接待合规风险、提升公关资源复用率，特制定《接待与公关协同管理办法》（下称“本办法”）。本办法适用于集团总部、各事业部、全资子公司及控股公司（下称“各单位”）所有涉及政府、媒体、客户、投资人、社区及其他外部利益相关方的接待与公关活动。

1.2基本原则

（1）“一个窗口”原则：任何外部访客接待与信息发布，必须由品牌公关部（下称“公关部”）统一出口，禁止多头对接。

（2）“先审批、后执行”原则：所有接待与公关活动须通过线上系统完成事前审批，未获批不得擅自承诺行程、预算或传播内容。

（3）“预算双钥匙”原则：接待费用由行政部与财务部共同管理，公关费用由公关部与财务部共同管理，任何单笔支出≥1万元须双部门线上联签。

（4）“痕迹留存”原则：全程留痕、全程归档，包括但不限于邮件、OA审批单、现场照片、录音、签到表、发票、媒体报道截图，保存期≥5年。

1.3职责边界

公关部：统筹外部关系、制定传播策略、审核话术、监测舆情、统一媒体出口。

行政部：负责车辆、会议室、酒店、餐饮、礼品、安保等后勤资源调度。

业务部门：提出需求、提供技术讲解人、输出专业内容，但不得私自对外披露数据。

财务部：预算审核、付款复核、票据合规性检查。

法务部：合规审查、保密审查、风险事件处置。

纪检监察室：监督高规格接待、抽查报销