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档案收集整理与利用规范手册

第1章档案收集与整理基础

1.1档案收集原则与方法

档案收集应遵循“全面、系统、及时、准确”的原则，确保档案的完整性、真实性和可追溯性。收集档案时应依据档案分类标准，结合档案管理需求，明确收集范围与对象，避免遗漏或重复。

档案收集应结合档案形成单位的业务流程，按照“归档—整理—入库”的顺序进行，确保档案的及时归档。档案收集应注重档案的来源与形成时间，对原始档案、复制件、电子档案等进行分类管理，确保档案的真实性和可查性。档案收集应建立档案接收登记制度，详细记录档案的来源、形成时间、内容、责任人等信息，确保档案可追溯。

档案收集应结合档案管理信息系统，利用信息化手段进行档案的电子化管理，提高档案管理效率。档案收集应定期开展档案清查，对已归档的档案进行检查，确保档案的完整性和有效性。档案收集应建立档案管理制度，明确档案管理人员职责，确保档案收集工作的规范化和制度化。

1.2档案分类与编码规范

档案分类应依据档案内容、形成单位、使用目的等进行分类，确保分类的科学性和系统性。常见的档案分类方法包括按档案内容分类（如文书档案、科技档案、财务档案等）、按形成单位分类（如单位内部档案、外部单位档案等）、按使用目的分类（如保存档案、利用档案等）。

档案分类应采用“一级分类—二级分类—三级分类”的三级分类体系，确保分类层次清晰、结构合理。