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行政办公室文件档案管理制度

第一章总则

第一条为规范公司行政办公室文件档案管理工作，确保文件档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，提高工作效率，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度所称文件档案，是指公司在各项管理、经营、业务活动中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。

第三条行政办公室是公司文件档案管理的归口部门，负责对公司各类文件档案进行统一指导、监督和管理。各部门应指定专人（兼职）负责本部门文件材料的收集、整理、归档和移交工作。

第四条文件档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。

第二章文件材料的形成与归档

第五条文件材料的形成应符合国家及公司有关公文处理的规定，做到格式规范、内容真实、字迹清晰、手续完备。电子文件的形成应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

第六条各部门在工作中形成的各类文件材料，包括但不限于工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、合同协议、统计报表、规章制度、重要通知等，均属于归档范围。具体归档范围由行政办公室会同各部门共同确定。

第七条文件材料的归档应遵循“谁形成、谁整理”的原则。各部门兼职档案员应在规定时间内（一般为次月初或某项工作完成后一个月内）将本部门上一阶段或已完成工作中形成的、具有保存价值的文件材料收集齐全，进行系统整理、组卷