部门合同归档管理制度(3篇).docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为加强本部门合同管理，确保合同归档工作的规范化、制度化，提高合同管理效率，依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本部门所有合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。

第三条本制度旨在规范合同归档流程，明确归档责任，确保合同档案的完整、准确、安全，为合同管理和查询提供便利。

第二章归档范围

第四条以下合同应纳入归档范围：

1.合同签订、变更、解除、终止等全过程的相关文件；

2.合同附件、补充协议、会议纪要等相关文件；

3.合同履行过程中产生的各类凭证、发票、结算单据等；

4.合同纠纷解决的相关文件；

5.合同管理过程中形成的其他重要文件。

第五条以下合同不纳入归档范围：

1.无正式合同文本的口头协议；

2.法律法规规定无需归档的合同；

3.其他经部门负责人批准不予归档的合同。

第三章归档程序

第六条合同签订后，合同签订人应及时将合同文本及相关文件提交给合同管理员。

第七条合同管理员收到合同文件后，应进行以下工作：

1.核实合同文件是否齐全，包括合同文本、附件、补充协议等；

2.对合同内容进行初步审查，确保合同合法、合规；

3.对合同归档文件进行编号，填写归档目录。

第八条合同归档文件编号应遵循以下原则：

1.采用流水号方式，每年