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电子文件归档与管理规范

一、引言

随着信息技术的飞速发展，电子文件在各个领域得到了广泛应用

电子文件的归档与管理对于保障信息的完整性、真实性、可读性和可

用性具有重要意义为了规范电子文件的归档与管理工作，确保电子

文件能够长期保存和有效利用，特制定本规范

二、适用范围

本规范适用于各类机关、团体、企业、事业单位和其他组织的电

子文件归档与管理

三、术语和定义

1.电子文件：指在数字设备及环境中牛成，以数码形式存储于磁

带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在

通信网络上传送的文件

2.归档：指各单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文

书档案保存的各种形式和载体的文件材料，以〃件〃为单位进行整理、

装订、编目、装盒，使之有序化后向本单位档案部门移交的过程

3.电子档案：指具有保存价值的已归档电子文件及相应的元数据、

背景信息等

四、电子文件的形成与收集

1.形成要求

电子文件应在业务活动中自然形成，确保其内容与业务活动紧密

相关，反映真实的业务过程

电子文件的格式应符合国家有关标准和本单位的实际需求，便于

长期保存和利用

电子文件的内容应完整、