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档案收集整理与保管手册（执行版）

第1章档案收集与分类

1.1档案收集的原则与方法

档案收集是档案管理工作的基础环节，其原则应遵循“全面、系统、准确、及时”四字方针。全面是指覆盖所有相关业务活动；系统是指按类别、时间、载体等维度进行分类；准确是指档案内容真实、完整、无误；及时是指在业务发生后及时归档，避免信息滞后。档案收集方法应结合档案的形成规律和管理需求，采用“归档—整理—分类”三步走模式。归档是指在业务活动完成后，将相关文件资料及时整理归档；整理是指对已归档的档案进行系统化处理，如去重、补全、规范格式；分类是指根据档案内容、载体、时间等属性进行科学分类，确保档案的可检索性。

档案收集应严格遵循“先归档后整理”的原则，确保档案在形成阶段即被记录，避免因时间推移导致信息丢失。对于重要档案，应采用“双人复核”制度，确保档案内容无误。档案收集需结合档案管理系统的建设，利用电子档案管理系统进行自动识别和归档，提高收集效率。同时，应建立档案收集台账，记录档案来源、形成时间、内容、责任人等关键信息，确保档案可追溯。对于涉密档案，应按照国家保密规定进行分类管理，确保其安全性和保密性。涉密档案的收集应由专人负责，严格履行审批程序，防止泄密。

档案收集过程中，应注重档案的完整性与规范性，确保每份档案都有完整的标题、编号、日期、形成人等要素。对于缺失或不规范的档案，应进行补缺和