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合同存档制度

第一条为规范公司合同档案管理工作，有效防范法律风险，保障公司经营决策的科学性，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司总部及所有下属分支机构、部门及全体员工。公司所有对外签署的合同、补充协议、备忘录、变更协议以及与合同履行相关的各类文件，均适用本制度。

第三条本制度遵循“统一管理、分级负责、及时归档、安全保密”的原则。

第四条本制度所称合同档案管理是指对合同从谈判、签署到履行完毕全过程文件的收集、整理、归档、保管和利用的系列管理活动。

第五条公司实行合同档案分级分类管理制度，档案管理贯穿合同全生命周期。

第六条归档主体职责分工如下：

（一）业务部门负责本部门合同档案的收集、整理、保管及日常借阅工作，并确保归档材料的真实性、完整性和及时性。

（二）法务部负责审核合同档案的完整性，监督合同履行过程中的关键文件归档情况，并对档案管理中的法律合规性问题提出指导意见。

（三）行政管理部（或档案管理部）负责合同档案的统一接收、编号、分类、入库、保管、借阅登记及电子化管理工作，确保档案实体安全和信息安全。

第七条合同归档范围包括但不限于以下文件：

（一）合同正本及复印件；

（二）合同审批流程文件；

（三）招投标文件及中标通知书；

（四）双方营业执照复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书及被授权人身份证复印件；

（五）合同谈判记录